مديرة مكتب

يُعد مساعد خدمات الدعم مسؤولاً عن ضمان التشغيل الفعّال لجميع وظائف الدعم مثل الموارد البشرية، والإدارة، والمالية، والقانونية، والتدقيق، وتكنولوجيا المعلومات، وغيرها من خلال تقديم دعم إداري فعّال وخدمات سكرتارية احترافية. المسؤوليات والواجبات تنظيم مجموعة متنوعة من الاجتماعات والمناسبات الخاصة نيابة عن الفريق المتابعة، والتأكد من تلقي القضايا المحددة اهتمامًا فوريًا التعامل مع البريد الوارد من رسائل بريد إلكتروني وفاكسات ورسائل ورقية، غالبًا بالمراسلة نيابة عن كبار مسؤولي وظائف الدعم الحفاظ على الملفات بشكل منظم والسجلات بدقة، واسترجاع المعلومات عند الحاجة كتابة وحفظ محاضر الاجتماعات وجميع متابعات بنود الإجراءات. إعداد المستندات، وورق العمل التمهيدي، والتقارير والعروض التقديمية؛ تنفيذ مشاريع وأبحاث محددة؛ دعم الفريق وأي مشاريع أو إنشاءات تتبع الإدارات أداء مهام أخرى حسب التكليف من المدير المباشر ترجمة الوثائق الحفاظ على السجلات والأنظمة الإلكترونية حسب المتطلبات لجميع الإدارات المتطلبات شهادة الثانوية العامة ضرورية؛ ويفضل حمل درجة البكالوريوس خبرة لا تقل عن 7 سنوات، مع الإبلاغ إلى مستوى وظيفي تنفيذي رفيع إجادة كافية في استخدام الحاسوب والقدرة على استخدام حزم البرامج الخاصة بمعالجة النصوص وجداول البيانات في بيئة مايكروسوفت

**نظرة عامة على الوظيفة:** يلعب دور الدعم الإداري والسكرتاري دورًا حيويًا في عملياتنا اليومية. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي خبرة تزيد عن 4 سنوات في مجال الدعم الإداري، وبشكل حصري في قطاع العقارات. سيقوم هذا الشخص بمساعدة فريق العمل في تبسيط وظائف المكتب، وإدارة الجداول الزمنية، وتقديم خدمة عملاء متميزة. **المهام الرئيسية:** - تقديم الدعم الإداري لفريق الإدارة والوكلاء العقاريين. - إدارة قوائم العقارات، وتحديث أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، والتأكد من دقة المواد التسويقية وتحديثها باستمرار. - إعداد العقود والنماذج والمستندات الأخرى الخاصة بمعاملات البيع والإيجار (تواطئ). - الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على الرسائل الإلكترونية، وإدارة المراسلات بطريقة احترافية. - جدولة المواعيد والاجتماعات وزيارات العقارات، مع ضمان الإدارة الفعّالة للوقت لجميع أعضاء الفريق. - الحفاظ على ملفات العملاء والمستندات وتنظيمها بما يتماشى مع سياسات الشركة. - إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة. - المساعدة في الجهود التسويقية، بما في ذلك إدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي وإنشاء المواد الترويجية. - تسهيل الاتصال بين العملاء والوكلاء والإدارات الأخرى. - القيام بالمهام المكتبية العامة مثل إدارة مستلزمات المكتب والتنسيق مع الموردين. **المؤهلات:** - خبرة لا تقل عن 4 سنوات في دور إداري أو سكرتاري، ويفضل أن تكون في مجال العقارات أو مجال مشابه. - مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة المهام المتعددة. - إجادة استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint) وبرامج إدارة المكاتب. - مهارات تواصل مكتوبة وشفهية ممتازة باللغة الإنجليزية. - اهتمام دقيق بالتفاصيل ونهج استباقي لحل المشكلات. - القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة. - سلوك ودود ومهارات خدمة عملاء استثنائية. **ما نقدمه:** - راتب وحزمة مزايا تنافسية. - بيئة عمل داعمة وديناميكية. - فرص للتطوير المهني والنمو الوظيفي.

هل تريد أن تحب ما تفعله في عملك؟ هل تريد أن تحدث فرقاً، وتُحدث أثراً، وتحول حياة الناس؟ هل تريد العمل مع فريق يؤمن بإحداث تغيير جذري في المعتاد، والملف، والمتوسط؟ إذا كانت الإجابة نعم، فإن هذه هي الوظيفة التي تبحث عنها، webook.com هي منصة حجز التذاكر والتجارب الرائدة في المملكة العربية السعودية من حيث التكنولوجيا والميزات والمرونة والإيرادات، وتدعم بعض أكبر الفعاليات الضخمة في المملكة وحققت مبيعات تجاوزت ملياري ريال. webook.com جزء من مجموعة Supertech التي تضم أيضاً UXBERT Labs، إحدى أفضل وكالات التصميم الرقمي وتجربة المستخدم في دول مجلس التعاون الخليجي، إضافة إلى Kafu Games، المنصة الأكبر لبطولات الرياضات الإلكترونية في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. نبذة عن الدور الوظيفي: نبحث عن مساعد تنفيذي ومدير مكتب استباقي، منظم للغاية، وقادر على إيجاد الحلول لدعم المدير التنفيذي وإدارة العمليات الإدارية في مكتبنا الجديد في دبي. يُعد هذا الدور المزدوج حيوياً لضمان الكفاءة التشغيلية، ودعم الأولويات التنفيذية، وإرساء بيئة مكتبية فعّالة واحترافية بينما نتوسع في المنطقة. المهام الرئيسية: الدعم التنفيذي (للمدير التنفيذي): تقديم دعم إداري رفيع المستوى للمدير التنفيذي، بما في ذلك إدارة الجدول الزمني، وتنسيق الاجتماعات، وترتيبات السفر، وتتبع المصروفات. التصرف كحارس ونقطة اتصال للجهات الداخلية والخارجية نيابة عن المدير التنفيذي. إعداد التقارير والعروض التقديمية ووثائق الإحاطة وملاحظات الاجتماعات. تتبع العناصر التنفيذية الرئيسية وضمان المتابعة والتنفيذ في الوقت المناسب عبر الأقسام. مساعدة المدير التنفيذي في احتياجاته المتعلقة بإدارة المشاريع، بما في ذلك تتبع المراحل الرئيسية للمبادرات الاستراتيجية والاستحواذات. إدارة المكتب (مكتب دبي): الإشراف على جميع الجوانب الإدارية لمكتب دبي، بما في ذلك لوازم المكتب وإدارة المرافق وعلاقات الموردين والتنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات. دعم إعداد الأنظمة والعمليات والأدوات الخاصة بالمكتب وإدارتها باستمرار بما يتماشى مع معايير الامتثال الإقليمية والمعايير العالمية. التواصل مع إدارة المبنى والمرافق ومزودي الخدمات لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. إدارة إجراءات الاندماج للموظفين الجدد في مكتب دبي (مساحة العمل، والوصول، والمعدات، وما إلى ذلك). الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة ومرحبة تتماشى مع هوية الشركة وثقافتها. المتطلبات خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور مساعد تنفيذي أو مدير مكتب أو دور إداري مشابه، ويفضل أن تكون في بيئة سريعة النمو أو بيئة دولية. خبرة في دعم كبار المديرين التنفيذيين وإدارة الإدارة المكتبية. مهارات تنظيمية قوية، مع القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات في بيئة سريعة الخطى. السرية والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة. مهارات تواصل قوية كتابةً وشفهيًا باللغة الإنجليزية؛ تُعد اللغة العربية ميزة إضافية. إتقان Google Workspace وحزمة Microsoft Office؛ تُعد الخبرة في أدوات إدارة المشاريع ميزة إضافية. الصفات الشخصية: الاستباقية والتركيز على الحلول مع موقف يرى أن "لا توجد مهمة صغيرة جداً". الراحة في العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرات في بيئة ناشئة تتجه نحو التوسع. الاهتمام الشديد بالتفاصيل وروح الملكية. مهارات تواصل قوية وعقلية تعاونية. القدرة على التكيف والعمل بفعالية في ظل الغموض خلال فترات النمو والتغيير.

أمين سر إداري للاستقبال وتخطيط المواعيد ومتابعة الموردين

تبحث شركة بلاكستون إي آي تي عن أخصائي بطاقة أداء متوازن موهوب وذو خبرة للانضمام إلى فريق الإدارة الاستراتيجية لدينا. في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن تنفيذ وإدارة إطار بطاقة الأداء المتوازن لتحسين أداء المؤسسة ومواءمة أنشطة الأعمال مع رؤية الشركة واستراتيجيتها. المسؤوليات تصميم وتطوير مقاييس بطاقة الأداء المتوازن ومؤشرات الأداء التي تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للشركة. التعاون مع الإدارات المختلفة لضمان الاتساق والتكامل في عمليات إدارة الأداء. إجراء تقييمات وفحوصات منتظمة لتنفيذ بطاقة الأداء المتوازن لتحديد مجالات التحسين. تقديم التدريب والدعم لأعضاء الفريق حول منهجية وأدوات بطاقة الأداء المتوازن. إعداد التقارير والعروض التقديمية لنقل الرؤى والتوصيات إلى الإدارة العليا. تسهيل ورش العمل والاجتماعات لإشراك أصحاب المصلحة في مناقشات الأداء والتخطيط الاستراتيجي. مراقبة اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات المتعلقة بإدارة الأداء وبطاقات الأداء المتوازنة. المتطلبات درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة؛ درجة الماجستير تعتبر ميزة إضافية. خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة الأداء أو التخطيط الاستراتيجي أو مجال ذي صلة. معرفة عميقة بمفاهيم ومنهجيات وأدوات بطاقة الأداء المتوازن. مهارات تحليلية وحل المشكلات قوية، مع القدرة على تحويل البيانات المعقدة إلى رؤى قابلة للتنفيذ. مهارات اتصال وعرض ممتازة، مع القدرة على إشراك أصحاب المصلحة والتأثير فيهم. إتقان برامج إدارة الأداء وحزمة مايكروسوفت أوفيس. القدرة على العمل بفعالية ضمن فريق وبشكل مستقل. خبرة سابقة في صناعة البرمجيات تعتبر ميزة إضافية.

الإجابة عن المكالمات الواردة وفرزها وتوجيهها. معالجة الاستفسارات بكفاءة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو وجهًا لوجه. الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال. أداء المهام الإدارية العامة مثل إدخال البيانات والتسجيل وتحضير المستندات. جدولة الاجتماعات والمواعيد وإدارة غرف المؤتمرات. الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات عند الحاجة. التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.