أخصائي مكتب استقبال

انضم إلى فريقنا في منصب ديناميكي يجمع بين مسؤوليات مساعد المكتب ومساعد الشخصي. يتطلب هذا الدور الفريد فردًا متعدد المهارات ويمتلك مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة مهام المكتب، إلى جانب القدرة على تقديم مساعدة شخصية مخصصة للأشخاص الرئيسيين داخل المؤسسة. مهمات مساعد المكتب: تنسيق أنشطة صيانة المكتب؛ تقديم الدعم الإداري والكتابي لقيادة الاستوديو، وشؤون الموظفين، والمالية؛ التواصل وتنسيق العمل مع البائعين، وإدارة المباني، وأصحاب العقارات، وشركات الخدمات الخارجية الأخرى؛ تقديم جميع أنواع الدعم الإداري والكتابي للضيوف، والعملاء، وزملاء العمل الزائرين؛ الإشراف على ترتيبات السفر وإعداد جداول الرحلات؛ الإشراف على عملية بريد المكتب والطرود؛ المساعدة في توزيع الرسائل والطرود الواردة، وكذلك إعداد عمليات التسليم الصادرة؛ الإشراف على عملية مخزون مستلزمات المكتب والطعام؛ المساعدة في الطلب عند الحاجة؛ المساعدة في إعداد الميزانية، والتخطيط المالي، وتجنب التكاليف؛ وإعداد التقارير الدورية، والتوثيق، والجرد وفقًا لإجراءات الشركة؛ السعي لتحسين عمليات المكتب من خلال تحسين إبداعي للإجراءات الحالية؛ التنفيذ بأي مهام أخرى من قيادة الاستوديو عند الضرورة. مهمات مساعد شخصي: العمل مع الفريق التنفيذي (الرئيس التنفيذي ونائب الرئيس التنفيذي) لتنسيق أنشطة التواصل الخارجي؛ إدارة تقويمات بشكل احترافي. تحديد أولويات الاستفسارات والطلبات مع معالجة النزاعات؛ اتخاذ قرارات وتوصيات لضمان سير النشاطات اليومية بسلاسة؛ إنجاز مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تسهل على الفريق التنفيذي القدرة على قيادة المؤسسة بفعالية؛ التصرف كنقطة الاتصال الأساسية للمجتمعات الداخلية والخارجية بشأن جميع الأمور المتعلقة بالفريق التنفيذي؛ تنظيم السفرات التجارية والشخصية: التخطيط، الحجز، إعداد تقارير المصروفات، ودعم جميع الطلبات الضرورية أثناء السفر؛ تغطية طلبات شخصية متنوعة مثل: إدارة الموظفين المنزليين (المنظفات، والفنيين)، وطلب السلع والخدمات اللازمة، إلخ. المتطلبات مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية المكتوبة والمحكية؛ ثلاث سنوات (3) على الأقل في أدوار مشابهة؛ ويفضل مع شركات دولية؛ ·مهارات اتصال ممتازة والقدرة على العمل تحت الضغط؛ مهارات قوية في استخدام الحاسوب؛ ومعرفة ببرامج MS Word وExcel وPowerpoint؛ خبرة في العمل مع الإدارة العليا؛ الدقة والانتباه للتفاصيل. المزايا العمل مع فريق دولي من المحترفين ذوي الكفاءة العالية؛ فريق ودود وبيئة تشبه العائلة؛ بيئة عمل غير رسمية في أبو ظبي.

**نظرة عامة على الوظيفة:** يلعب دور الدعم الإداري والسكرتاري دورًا حيويًا في عملياتنا اليومية. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي خبرة تزيد عن 4 سنوات في مجال الدعم الإداري، وبشكل حصري في قطاع العقارات. سيقوم هذا الشخص بمساعدة فريق العمل في تبسيط وظائف المكتب، وإدارة الجداول الزمنية، وتقديم خدمة عملاء متميزة. **المهام الرئيسية:** - تقديم الدعم الإداري لفريق الإدارة والوكلاء العقاريين. - إدارة قوائم العقارات، وتحديث أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، والتأكد من دقة المواد التسويقية وتحديثها باستمرار. - إعداد العقود والنماذج والمستندات الأخرى الخاصة بمعاملات البيع والإيجار (تواطئ). - الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على الرسائل الإلكترونية، وإدارة المراسلات بطريقة احترافية. - جدولة المواعيد والاجتماعات وزيارات العقارات، مع ضمان الإدارة الفعّالة للوقت لجميع أعضاء الفريق. - الحفاظ على ملفات العملاء والمستندات وتنظيمها بما يتماشى مع سياسات الشركة. - إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة. - المساعدة في الجهود التسويقية، بما في ذلك إدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي وإنشاء المواد الترويجية. - تسهيل الاتصال بين العملاء والوكلاء والإدارات الأخرى. - القيام بالمهام المكتبية العامة مثل إدارة مستلزمات المكتب والتنسيق مع الموردين. **المؤهلات:** - خبرة لا تقل عن 4 سنوات في دور إداري أو سكرتاري، ويفضل أن تكون في مجال العقارات أو مجال مشابه. - مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة المهام المتعددة. - إجادة استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint) وبرامج إدارة المكاتب. - مهارات تواصل مكتوبة وشفهية ممتازة باللغة الإنجليزية. - اهتمام دقيق بالتفاصيل ونهج استباقي لحل المشكلات. - القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة. - سلوك ودود ومهارات خدمة عملاء استثنائية. **ما نقدمه:** - راتب وحزمة مزايا تنافسية. - بيئة عمل داعمة وديناميكية. - فرص للتطوير المهني والنمو الوظيفي.

ملخص الوظيفة: نبحث عن موظفة إدارية وتسويق ومبيعات للانضمام إلى شركتنا في مجال العقارات والبناء. ستكون المرشحة المثالية مسؤولة بشكل كامل عن جميع أنشطة التسويق، بالإضافة إلى التعامل مع المهام الإدارية اليومية. يجب أن تكون ذات دافع ذاتي، مجتهدة، وقادرة على توليد العملاء المحتملين من خلال وسائل التواصل الاجتماعي، والمكالمات الهاتفية، والزيارات الشخصية — وكل ذلك دون إشراف. المسؤوليات الرئيسية: مسؤوليات التسويق: وضع وتنفيذ استراتيجيات تسويقية للترويج لخدمات الشركة في مجال العقارات والبناء إدارة جميع منصات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة والأنشطة التسويقية الرقمية توليد العملاء المحتملين ومتابعتهم من خلال المنصات الإلكترونية، والمكالمات، والزيارات الشخصية إعداد المحتوى والتصاميم والمواد الترويجية حسب الحاجة بناء وصيانة علاقات قوية مع العملاء الحاليين والمحتملين مراقبة وتحليل أداء التسويق وتعديل الاستراتيجيات وفقًا لذلك المهام الإدارية: إدارة عمليات المكتب اليومية ودعم فريق الإدارة الرد على المكالمات، والرد على استفسارات العملاء، والحفاظ على اتصال منظم إعداد التقارير، وصيانة قواعد بيانات العملاء، وإدارة الوثائق ضمان التنسيق السلس للمواعيد، والاجتماعات، وزيارات العقارات المتطلبات: فقط المرشحات من الإناث يجب أن تكون لديها تأشيرة خاصة بها (مثل تأشيرة الزوجة أو تأشيرة العمل الحر) خلفية قوية في مجال التسويق وإدارة علاقات العملاء مهارات اتصال وتفاعل ممتازة القدرة على العمل بشكل مستقل دون إشراف إجادة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للأعمال وتوليد العملاء المحتملين الخبرة في قطاعات العقارات أو البناء تُعد ميزة إضافية مهارات متعددة المهام وإدارة الوقت أمر ضروري التعويض: الراتب: 3,000 درهم إماراتي – 3,500 درهم إماراتي (حسب الخبرة) قد تُمنح عمولات أو مكافآت بناءً على الأداء المتطلبات المتطلبات: فقط المرشحات من الإناث يجب أن تكون لديها تأشيرة خاصة بها (مثل تأشيرة الزوجة أو تأشيرة العمل الحر) خلفية قوية في مجال التسويق وإدارة علاقات العملاء مهارات اتصال وتفاعل ممتازة القدرة على العمل بشكل مستقل دون إشراف إجادة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للأعمال وتوليد العملاء المحتملين الخبرة في قطاعات العقارات أو البناء تُعد ميزة إضافية مهارات متعددة المهام وإدارة الوقت أمر ضروري

أمين سر إداري للاستقبال وتخطيط المواعيد ومتابعة الموردين

يبحث عميلنا في الإمارات العربية المتحدة عن مساعد شخصي منظم للغاية وسابق في العمل، لدعم الرئيس التنفيذي. بصفتك مساعدًا شخصيًا، ستكون مسؤولاً عن تقديم دعم إداري شامل للرئيس التنفيذي، ومساعدته في إدارة أنشطته اليومية. ستعمل كحارس، وتدير جدوله الزمني، وتحدد أولويات الاتصالات، وتتولى مهام إدارية متنوعة لضمان سير العمليات بسلاسة في المكتب التنفيذي. المسؤوليات إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، وجدولة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات إدارة الاتصالات الواردة مثل الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية والمراسلات، وتحديد أولوياتها إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية فرز المكالمات الهاتفية والزوار وتوجيههم، وتقديم العناية والمساعدة المناسبة إدارة ترتيبات السفر والجداول الزمنية المساعدة في إعداد الاجتماعات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر تنسيق وإدارة المشاريع الخاصة حسب التكليف من قبل الرئيس التنفيذي تقديم الدعم الإداري للفريق التنفيذي عند الحاجة المتطلبات خبرة سابقة كمساعد شخصي للرئيس التنفيذي أو في دور مشابه مهارات تنظيمية ممتازة وإدارة الوقت مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية دقة استثنائية في الانتباه إلى التفاصيل والدقة إجادة استخدام مجموعة برامج Microsoft Office والبرامج الأخرى ذات الصلة القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات الحذر مرونة وقابلية للتكيف مع الأولويات المتغيرة، والقدرة على العمل تحت الضغط يفضل حمل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مُبادر وذو دافع ذاتي، مع حس قوي بالاحترافية ذكور فقط من الفلبينيين مع إمكانية تغيير الكفيل.

الإجابة عن المكالمات الواردة وفرزها وتوجيهها. معالجة الاستفسارات بكفاءة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو وجهًا لوجه. الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال. أداء المهام الإدارية العامة مثل إدخال البيانات والتسجيل وتحضير المستندات. جدولة الاجتماعات والمواعيد وإدارة غرف المؤتمرات. الحفاظ على مخزون مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات عند الحاجة. التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.