مساعد تنفيذي ومدير مكتب

هل تريد أن تحب ما تفعله في عملك؟ هل تريد أن تحدث فرقاً، وتُحدث أثراً، وتحول حياة الناس؟ هل تريد العمل مع فريق يؤمن بإحداث تغيير جذري في المعتاد، والملف، والمتوسط؟ إذا كانت الإجابة نعم، فإن هذه هي الوظيفة التي تبحث عنها، webook.com هي منصة حجز التذاكر والتجارب الرائدة في المملكة العربية السعودية من حيث التكنولوجيا والميزات والمرونة والإيرادات، وتدعم بعض أكبر الفعاليات الضخمة في المملكة وحققت مبيعات تجاوزت ملياري ريال. webook.com جزء من مجموعة Supertech التي تضم أيضاً UXBERT Labs، إحدى أفضل وكالات التصميم الرقمي وتجربة المستخدم في دول مجلس التعاون الخليجي، إضافة إلى Kafu Games، المنصة الأكبر لبطولات الرياضات الإلكترونية في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. نبذة عن الدور الوظيفي: نبحث عن مساعد تنفيذي ومدير مكتب استباقي، منظم للغاية، وقادر على إيجاد الحلول لدعم المدير التنفيذي وإدارة العمليات الإدارية في مكتبنا الجديد في دبي. يُعد هذا الدور المزدوج حيوياً لضمان الكفاءة التشغيلية، ودعم الأولويات التنفيذية، وإرساء بيئة مكتبية فعّالة واحترافية بينما نتوسع في المنطقة. المهام الرئيسية: الدعم التنفيذي (للمدير التنفيذي): تقديم دعم إداري رفيع المستوى للمدير التنفيذي، بما في ذلك إدارة الجدول الزمني، وتنسيق الاجتماعات، وترتيبات السفر، وتتبع المصروفات. التصرف كحارس ونقطة اتصال للجهات الداخلية والخارجية نيابة عن المدير التنفيذي. إعداد التقارير والعروض التقديمية ووثائق الإحاطة وملاحظات الاجتماعات. تتبع العناصر التنفيذية الرئيسية وضمان المتابعة والتنفيذ في الوقت المناسب عبر الأقسام. مساعدة المدير التنفيذي في احتياجاته المتعلقة بإدارة المشاريع، بما في ذلك تتبع المراحل الرئيسية للمبادرات الاستراتيجية والاستحواذات. إدارة المكتب (مكتب دبي): الإشراف على جميع الجوانب الإدارية لمكتب دبي، بما في ذلك لوازم المكتب وإدارة المرافق وعلاقات الموردين والتنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات. دعم إعداد الأنظمة والعمليات والأدوات الخاصة بالمكتب وإدارتها باستمرار بما يتماشى مع معايير الامتثال الإقليمية والمعايير العالمية. التواصل مع إدارة المبنى والمرافق ومزودي الخدمات لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. إدارة إجراءات الاندماج للموظفين الجدد في مكتب دبي (مساحة العمل، والوصول، والمعدات، وما إلى ذلك). الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة ومرحبة تتماشى مع هوية الشركة وثقافتها. المتطلبات خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور مساعد تنفيذي أو مدير مكتب أو دور إداري مشابه، ويفضل أن تكون في بيئة سريعة النمو أو بيئة دولية. خبرة في دعم كبار المديرين التنفيذيين وإدارة الإدارة المكتبية. مهارات تنظيمية قوية، مع القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات في بيئة سريعة الخطى. السرية والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة. مهارات تواصل قوية كتابةً وشفهيًا باللغة الإنجليزية؛ تُعد اللغة العربية ميزة إضافية. إتقان Google Workspace وحزمة Microsoft Office؛ تُعد الخبرة في أدوات إدارة المشاريع ميزة إضافية. الصفات الشخصية: الاستباقية والتركيز على الحلول مع موقف يرى أن "لا توجد مهمة صغيرة جداً". الراحة في العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرات في بيئة ناشئة تتجه نحو التوسع. الاهتمام الشديد بالتفاصيل وروح الملكية. مهارات تواصل قوية وعقلية تعاونية. القدرة على التكيف والعمل بفعالية في ظل الغموض خلال فترات النمو والتغيير.