مساعد تنفيذي/مساعد شخصي/مدير مكتب

نبحث عن محترف متعدد المهارات وقادر على التصرف بذكاء ليتولى الدور المدمج كمساعد تنفيذي، ومساعد شخصي، ومدير مكتب. هذا المنصب الشامل مثالي لشخص استباقي وذو حس تنظيمي عالٍ يتمتع بروح المبادرة وقدرة على العمل في بيئات ديناميكية ويتفوق في إدارة مسؤوليات متنوعة. المهام الرئيسية: الدعم التنفيذي والشخصي: تقديم دعم شامل لكبار المسؤولين، وإدارة الجداول المعقدة، وترتيبات السفر، والاتصالات السرية. العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين كبار المسؤولين والجهات المعنية داخليًا وخارجيًا. توقع احتياجات المسؤولين والتحرك استباقيًا لإنجاز المهام الإدارية والمشاريع الخاصة. إدارة المكتب: الإشراف على العمليات اليومية السلسة للمكتب، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة. إدارة العلاقات مع الموردين ومقدمي الخدمات والفرق الداخلية لضمان استمرارية عمل المكتب. تخطيط وتنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات، وأنشطة مشاركة الموظفين. تنسيق المشاريع وسير العمل: تولي مسؤولية المشاريع المشتركة بين الإدارات، وضمان التسليم في الوقت المحدد والانسجام مع أهداف المؤسسة. إعداد التقارير المفصلة والعروض التقديمية والوثائق لدعم اتخاذ القرارات. إجراء البحوث حول مواضيع مختلفة لمساعدة الاستراتيجية التجارية والعمليات. الرقابة المالية والإدارية: الحفاظ على سجلات دقيقة للعمليات المالية، بما في ذلك الميزانيات وتقارير المصروفات. التنسيق مع فرق المالية لضمان الامتثال للسياسات المالية الداخلية والدولية. تحسين العمليات الإدارية لتعزيز الكفاءة وتقليل التكرار. المؤهلات والمهارات: الخلفية التعليمية: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المالية، أو مجال ذي صلة. الخبرة: خبرة عملية في دور هجين يشمل المساعدة التنفيذية والشخصية وإدارة المكتب. خلفية في المجال المالي أو العمل في منظمات دولية أمر ضروري. خبرة في بيئات شركات متعددة الجنسيات مع فهم لممارسات الأعمال العالمية. الكفاءات الأساسية: قدرات تنظيمية واستثنائية في إدارة المهام المتعددة، مع مهارة في تحديد الأولويات. مهارات اتصال استثنائية كتابية وشفهية، مع إجادة اللغة الإنجليزية. إتقان متقدم لحزمة برامج Microsoft Office وأدوات الإنتاجية الأخرى. القدرة على العمل بشكل مستقل، واتخاذ قرارات سليمة، وإظهار مستوى عالٍ من المبادرة.