سكرتير شخصي ثنائي اللغة (الإنجليزية/الفرنسية) — أبوظبي أو دبي (بدوام جزئي أو كامل)

عن الدور أنا رجل أعمال مقيم في أبوظبي/دبي، أبحث عن سكرتير شخصي نشيط يتقن اللغتين الإنجليزية والفرنسية، ويتمتع بالموثوقية والسرية ويكون سريع الاستجابة عبر واتساب. بالإضافة إلى المهام التقليدية للسكرتير الشخصي، ستقوم بالتنسيق مع محاسبنا الفرنسي والتعامل مع المتابعة الإدارية الفرنسية (URSSAF، INPI/Guichet unique، Greffe، impots.gouv، البنك). يتضمن هذا الدور مزيجًا من العمل عن بُعد (المستندات، الجدولة، البحث، حزم المحاسبة) مع مهام ميدانية (مهمات/لقاءات في أبوظبي/دبي). مناسب جدًا لشخص منظم يبحث عن دور مستقر وبتكلفة معقولة مع مهام واضحة وإمكانية للنمو. المهام الرئيسية الجدولة والتقويم: تنظيم الاجتماعات عبر المناطق الزمنية، وإرسال التذكيرات، ومعالجة التغييرات. إدارة البريد الإلكتروني وواتساب: صياغة الردود باللغتين الإنجليزية والفرنسية، والمتابعة، والحفاظ على تنظيم البريد. دعم الاجتماعات: إعداد جداول الأعمال، وتدوين الملاحظات، وكتابة بنود الإجراءات، وتوزيع المحاضر. السفر واللوجستيات: البحث عن الخيارات، وحجز الرحلات والفنادق، وترتيب السائقين أو التأشيرات عند الحاجة. المهام والتنسيق: استلام/تسليم المستندات، والاتصال بمقدمي الخدمات، وإنجاز مهام بسيطة عبر بوابات الحكومة. المستندات والبحث: تنسيق العروض التقديمية/المستندات، وتحديث الجداول، وإجراء بحث مكتبي موجز. المصروفات والإدارة البسيطة: تتبع المصروفات، وإجراء تسوية بسيطة، ومتابعة الفواتير. الترجمة بين الإنجليزية والفرنسية: رسائل البريد الإلكتروني، المستندات القصيرة، التسميات التوضيحية. الدعم البسيط في الشؤون الاجتماعية والعروض التقديمية (ميزة إضافية): تنظيم منشورات لينكدإن، وتحسين العروض التقديمية في PowerPoint/Canva. التنسيق مع الإدارة والمحاسبة في فرنسا (جديد) حزمة البيانات المحاسبية الشهرية لفرنسا: جمع الفواتير والإيصالات، وتسمية المستندات وتصنيفها، وتحديث دفتر الأستاذ على Excel/Sheets، وإجراء التسوية مع كشوفات الحسابات البنكية، وتصدير العمليات. الدعم في ضريبة القيمة المضافة/الإقرارات: إعداد البيانات والقوائم للمحاسب المعتمد (مثل TVA CA3/DES إن طُبق ذلك) — أنت تقوم بإعداد البيانات، ويقوم المحاسب بالإيداع. الإدارة الخاصة بالشركة: المساعدة في تحديث شهادة Kbis، وتعبئة نماذج INPI/Guichet unique، وطلبات Greffe، وتحديث سجل المستفيدين النهائيين (UBO)، وكتابة رسائل بسيطة، وحجز المواعيد. البنك والموردين: تنزيل كشوفات الحساب الشهرية، وتصنيف المدفوعات، وصياغة رسائل إلكترونية موجزة بالفرنسية إلى البنك أو الموردين أو الإدارة؛ وتتبع المواعيد النهائية والتذكيرات. الامتثال التنظيمي: الحفاظ على هيكل مجلات مشتركة وقائمة تحقق شهرية؛ عدم فقدان أي مستندات؛ والالتزام بالمواعيد النهائية. المؤهلات المطلوبة إتقان اللغة الإنجليزية والفرنسية (شفهيًا وكتابيًا). الإقامة في الإمارات (أبوظبي أو دبي). خبرة مثبتة في الإدارة الفرنسية أو في شركة فرنسية (مراسلات ومكالمات بالفرنسية مع URSSAF/INPI/Greffe/البنك/impots.gouv). تنظيم قوي وموثوقية؛ مهارة عالية في صياغة رسائل البريد الإلكتروني باللغتين الإنجليزية والفرنسية. الأدوات: Google Workspace، Microsoft Office، WhatsApp؛ إتقان جيد لـ Excel/Sheets. السرية والتحفظ؛ الارتياح في التعامل مع المعلومات الحساسة. التوفر خلال ساعات الدوام، مع مرونة بسيطة في أوقات الذروة عند الحاجة. ميزة إضافية رخصة قيادة إماراتية (التنقل بين أبوظبي ودبي). خبرة سابقة كسكرتير شخصي/مساعد تنفيذي/إداري في الإمارات. معرفة أولية بالمحاسبة (QuickBooks/Sage/Quadratus) وإلمام بالخطة المحاسبية العامة (Plan Comptable Général) (ميزة، ليست إلزامية). إتقان Notion، Canva، وتصميم عروض تقديمية بسيطة. الراحة في استخدام البوابات الإماراتية (TAMM، DubaiNow). اللغة العربية ميزة إضافية. طريقة العمل هجين: عمل رقمي عن بُعد + مهمات/لقاءات شخصية عند الحاجة. ساعات العمل: دوام كامل أو جزئي؛ يتم الاتفاق على الجدول مسبقًا؛ تُقدَّر المرونة. المعدات: إحضار جهاز الكمبيوتر المحمول/الهاتف الذكي الخاص بك؛ يتم تعويض تكاليف السفر المحلية المؤهلة. العقد والامتثال نرحب بالأشخاص الحاملين لتأشيرة عائلية/خاصة/مستقلة؛ يمكن ترتيب تصريح العمل وفقًا للوائح الإمارات عند الحاجة. نقوم بالتوظيف وفقًا للقانون الإماراتي بدقة ونصدر الأوراق الرسمية المناسبة. كيفية التقديم (بشكل بسيط وسريع) أرسل إلى [بريدك الإلكتروني أو واتساب] مع عنوان PA-ENFR-ADDXB: السيرة الذاتية (PDF) + المدينة (أبوظبي/دبي)، وحالة التأشيرة، وتاريخ البدء المبكر. مقطعي صوتي قصيران (60 ثانية لكل منهما): واحد باللغة الإنجليزية، وواحد بالفرنسية، يقدمان نفسك ويحددان توفرك. اختبارات كتابية قصيرة (الصقها في رسالتك): EN: أعد صياغة الجملة بأدب: “أرسل لي الملف الآن. لماذا تأخر؟” FR: أعد صياغة الجملة بشكل احترافي: « Envoie-moi le fichier maintenant. Pourquoi c’est en $%&!#$ ? » مهمة إدارية فرنسية (قصيرة): اكتب رسالة إلكترونية باللغة الفرنسية مكونة من 6–8 جمل إلى محاسب معتمد، تلخص فيها حزمة البيانات المحاسبية الشهرية التي سترسلها (المجلدات، وأسماء الملفات، والمواعيد النهائية). الراتب المتوقع (دوام كامل أو جزئي) والساعات المفضلة. كيف يبدو النجاح (في أول 30–60 يومًا) التحكم في التقويم والبريد الإلكتروني؛ تذكيرات استباقية؛ قوالب منظمة. تسليم حزمة البيانات المحاسبية لفرنسا في اليوم الخامس من كل شهر، كاملة ومطابقة. تسجيل متابعة Kbis/INPI/Greffe/URSSAF؛ لا تفويت لأي موعد نهائي. أقضي وقتًا أقل في المهام الإدارية، وأركز أكثر على الأولويات.