مساعد تنفيذي/مساعد شخصي/مدير مكتب

انضم إلى فريقنا في منصب ديناميكي يجمع بين مسؤوليات مساعد المكتب ومساعد الشخصي. يتطلب هذا الدور الفريد فردًا متعدد المهارات يمتلك مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة المهام المكتبية، إلى جانب القدرة على تقديم مساعدة شخصية للأشخاص الرئيسيين داخل المؤسسة. واجبات مساعد المكتب: تنسيق أنشطة صيانة المكتب؛ تقديم الدعم الإداري والكتابي لقيادة الاستوديو، وشؤون الموارد البشرية، والمالية؛ التواصل وتنسيق العمل مع الموردين، وإدارة المباني، وأصحاب العقارات، وشركات الخدمات الخارجية الأخرى؛ تقديم جميع أنواع الدعم الإداري والكتابي للضيوف، والعملاء، وزملاء العمل الزائرين؛ الإشراف على ترتيبات السفر وإعداد الجداول الزمنية؛ الإشراف على عملية بريد المكتب والطرود؛ المساعدة في توزيع الرسائل والطرود الواردة، وكذلك إعداد عمليات التسليم الصادرة؛ الإشراف على عملية مخزون مستلزمات المكتب والطعام؛ المساعدة في الطلب عند الحاجة؛ المساعدة في إعداد الميزانية والتخطيط المالي وتجنب التكاليف؛ إعداد التقارير والتوثيق والجر Inventories دورية وفقًا لإجراءات الشركة؛ السعي لتحسين عمليات المكتب من خلال تحسين مبدع للإجراءات الحالية؛ التنفيذ لأي مهام أخرى من قيادة الاستوديو عند الضرورة. واجبات مساعد شخصي: العمل مع الفريق التنفيذي (المدير التنفيذي ونائب المدير التنفيذي) لتنسيق أنشطة التواصل الخارجي؛ توفير إدارة متقدمة للتقويم. تحديد أولويات الاستفسارات والطلبات مع معالجة النزاعات؛ اتخاذ قرارات وتوصيات لضمان سير النشاطات اليومية بسلاسة؛ إنجاز مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تسهم في تمكين الفريق التنفيذي من قيادة المؤسسة بفعالية؛ العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع الجهات الداخلية والخارجية بشأن جميع الأمور المتعلقة بالفريق التنفيذي؛ ترتيب السفرات التجارية والشخصية: التخطيط، والحجز، وإعداد تقارير المصروفات، وتقديم جميع الطلبات الضرورية أثناء السفر؛ تغطية مختلف الطلبات الشخصية مثل: إدارة العاملين المنزليين (المنظفات، والفنيين)، وطلب السلع والخدمات اللازمة، إلخ. المتطلبات مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية المكتوبة والشفوية؛ خبرة لا تقل عن ثلاث (3) سنوات في أدوار مماثلة؛ ويفضل أن تكون في شركات دولية؛ ·مهارات اتصال ممتازة والقدرة على العمل تحت الضغط؛ مهارات قوية في استخدام الحاسوب؛ ومعرفة ببرامج MS Word وExcel وPowerPoint؛ خبرة في العمل مع إدارات عليا المستوى؛ الدقة والانتباه للتفاصيل. المزايا العمل مع فريق دولي من المحترفين العالميين؛ فريق ودود وبيئة تشبه الأسرة؛ بيئة عمل غير رسمية في أبوظبي.

تبحث شركة في دبي عن مُدرِّبة إدارية نسائية، ذات خبرة في خدمة العملاء والإدارة. يجب أن تمتلك خبرة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصةً Excel وWord وPowerPoint، وكذلك في تسويق وسائل التواصل الاجتماعي. ينبغي أن تكون ذات مهارة تحليلية، قادرة على تنفيذ مهام متعددة، مع اهتمام دقيق بالتفاصيل. ينبغي أن تتمتع بمهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة، وبموقف إيجابي ورغبة في التعلّم. يجب أن تكون المرشحة قادرة على مساعدة العملاء في مجال الضيافة والإدارة من خلال التعامل مع المهام الإدارية المكتبية، وتوفير المساعدة بلباقة واحترافية، وأن تكون بشكل عام حضورًا مفيدًا وإيجابيًا في مكان العمل. الكتابة والتحدث باللغة العربية، امتلاك رخصة قيادة (سيكون ذلك ميزة إضافية).

ملخص الوظيفة: نحن نبحث عن موظفة إدارية ومتخصصة في المبيعات والتسويق للانضمام إلى شركتنا في مجال العقارات والبناء. ستكون المرشحة المثالية مسؤولة بشكل كامل عن جميع أنشطة التسويق، إلى جانب التعامل مع المهام الإدارية اليومية. يجب أن تكون ذات دافع ذاتي، مجتهدة، وقادرة على توليد العملاء المحتملين من خلال وسائل التواصل الاجتماعي، والمكالمات الهاتفية، والزيارات الشخصية — وكل ذلك دون إشراف. المسؤوليات الرئيسية: مسؤوليات التسويق: وضع وتنفيذ استراتيجيات تسويقية للترويج لخدمات الشركة في مجال العقارات والبناء إدارة جميع منصات وسائل التواصل الاجتماعي وأنشطة التسويق الرقمي للشركة توليد العملاء المحتملين ومتابعتهم من خلال المنصات الإلكترونية، والمكالمات، والزيارات الشخصية إنشاء المحتوى والصور والمواد الترويجية حسب الحاجة بناء وصيانة علاقات قوية مع العملاء المحتملين والعملاء الحاليين مراقبة وتحليل أداء التسويق وتعديل الاستراتيجيات وفقًا لذلك المهام الإدارية: إدارة العمليات اليومية للمكتب ودعم فريق الإدارة الرد على المكالمات، والرد على استفسارات العملاء، والحفاظ على اتصال منظم إعداد التقارير، وصيانة قواعد بيانات العملاء، وإدارة المستندات ضمان التنسيق السلس للمواعيد والاجتماعات وزيارات العقارات المتطلبات: النساء فقط يجب أن تكون بحوزتها تأشيرة خاصة بها (مثل تأشيرة الزوجة أو التأشيرة الحرة) خبرة قوية في مجال التسويق وإدارة علاقات العملاء مهارات اتصال ومهارات تواصل شخصية ممتازة القدرة على العمل بشكل مستقل دون إشراف إجادة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في الأعمال وتوليد العملاء المحتملين الخبرة في قطاعات العقارات أو البناء تُعد ميزة إضافية مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت ضرورية التعويض: الراتب: 3,000 درهم إماراتي – 3,500 درهم إماراتي (حسب الخبرة) قد تُمنح عمولات أو مكافآت بناءً على الأداء المتطلبات المتطلبات: النساء فقط يجب أن تكون بحوزتها تأشيرة خاصة بها (مثل تأشيرة الزوجة أو التأشيرة الحرة) خبرة قوية في مجال التسويق وإدارة علاقات العملاء مهارات اتصال ومهارات تواصل شخصية ممتازة القدرة على العمل بشكل مستقل دون إشراف إجادة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في الأعمال وتوليد العملاء المحتملين الخبرة في قطاعات العقارات أو البناء تُعد ميزة إضافية مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت ضرورية

نبحث عن أمين سر إداري منظم للغاية ونشط يتحدث الإنجليزية والعربية (شرط إلزامي) لتوفير الدعم الإداري والكتبي لضمان التشغيل الفعال للمكتب. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي مهارات اتصال ممتازة، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى. المهام الرئيسية: إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والمراسلات تحديد مواعيد الاجتماعات واللقاءات، وتحديث التقاويم الخاصة بالإدارة إعداد وتحرير الوثائق والتقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة الحفاظ على نظم الملفات المنظمة (الورقية والإلكترونية) لسجلات الشركة والوثائق المساعدة في إعداد الفواتير والأسعار ومهمات إدخال البيانات الأساسية التنسيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين عند الحاجة طلب وإدارة مستلزمات المكتب والمخزون التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بسرية تامة دعم فريق الإدارة في المهام الإدارية وتنسيق المشاريع المؤهلات والمتطلبات: دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة خبرة لا تقل عن 2–3 سنوات في دور إداري أو سكرتاري مماثل مهارات ممتازة في التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية؛ إتقان اللغة العربية ميزة إضافية إجادة استخدام حزمة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) قدرات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة مهام متعددة مظهر احترافي وموقف إيجابي مستوى عالٍ من السرية والنزاهة عند التعامل مع المعلومات السرية ما نقدمه: راتب تنافسي حسب الخبرة بيئة عمل احترافية مع فرص للنمو الوظيفي فريق داعم وإدارة داعمة التعرض لمجموعة واسعة من المهام الإدارية والتشغيلية كيفية التقديم: يجب على المرشحين المهتمين إرسال سيرتهم الذاتية ورسالة تغطية موجزة إلى tbr2022 (at) hotmail (dot) com مع كتابة عنوان البريد: "طلب وظيفة أمين سر إداري – [اسمك]".

يبحث عميلنا في الإمارات عن مساعد شخصي منظم للغاية ونشط لدعم المدير التنفيذي. وبصفتك مساعدًا شخصيًا، ستكون مسؤولًا عن تقديم دعم إداري شامل للمدير التنفيذي، ومساعدته في إدارة أنشطته اليومية. ستعمل كحارس، وتدير جدوله الزمني، وتحدد أولويات الاتصالات، وتُنفّذ مهام إدارية متنوعة لضمان سير العمليات بسلاسة في المكتب التنفيذي. المسؤوليات إدارة تقويم المدير التنفيذي، وجدولة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات إدارة الاتصالات الواردة مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات، وتحديد أولوياتها إعداد وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية فرز المكالمات الهاتفية والزوار وتوجيههم، وتقديم الاهتمام والمساعدة المناسبين إدارة ترتيبات السفر والجداول الزمنية للرحلات المساعدة في إعداد الاجتماعات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر تنسيق وإدارة المشاريع الخاصة حسب التكليف من المدير التنفيذي تقديم الدعم الإداري للفريق التنفيذي عند الحاجة المتطلبات خبرة سابقة كمساعد شخصي للمدير التنفيذي أو في دور مشابه مهارات تنظيمية ممتازة وإدارة للوقت مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية دقة استثنائية في الانتباه إلى التفاصيل إجادة استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس والبرامج الأخرى ذات الصلة القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات الحرص مرونة وقابلية للتكيف مع التغيرات في الأولويات، والقدرة على العمل تحت الضغط يفضّل أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة نشط ومحفّز ذاتيًا، ويمتلك حسًا قويًا بالاحترافية ذكر من الجنسية الفلبينية فقط مع إمكانية تغيير الكفيل.

المسمى الوظيفي: مساعد شخصي للرئيس التنفيذي الموقع: دبي عن الدور: نحن نبحث عن مساعد شخصي (PA) منظم ومحترف للغاية لدعم مكتبنا التنفيذي. سيكون المرشح المثالي نشيطًا، ودقيقًا، وقادرًا على إدارة مجموعة واسعة من المهام الإدارية ودعم التنفيذيين بسرية وكفاءة. المسؤوليات الرئيسية: إدارة وتسيير جدول أعمال الرئيس التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. التعامل مع المراسلات والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وإعداد الوثائق نيابةً عن الرئيس التنفيذي. إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات. تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك تدوين المحاضر ومتابعة بنود الإجراءات. الحفاظ على نظام ملفات منظم (رقمي وورقي). التواصل مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين بشكل احترافي. ضمان استعداد الرئيس التنفيذي بشكل جيد للقاءات ورحلات العمل. أداء المهام الإدارية العامة وتقديم الدعم للمشاريع العاجلة حسب الحاجة. المتطلبات: إجادة اللغة الإنجليزية (كتابةً وتحدثًا)، وستكون الإجادة الصينية ميزة إضافية مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت القوية مع القدرة على تنفيذ مهام متعددة بكفاءة. مهارات اتصال ومهارات تواصل شخصية ممتازة. إتقان حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وأدوات المكتب الشائعة الأخرى. القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى مستوى من السرية. الخبرة السابقة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي تُعد ميزة. ما نقدمه: تأشيرة مدعومة من الشركة. بدل نقل. تأمين صحي شامل. مزايدة أداء سنوية في نهاية العام. بيئة عمل احترافية وداعمة وتركز على النمو. كيفية التقديم: يُطلب من المرشحين المهتمين إرسال سيرتهم الذاتية ورسالة تغطية موجزة إلى الرقم 056-7241968 مع كتابة في سطر الموضوع: "التطبيق – مساعد إداري للرئيس التنفيذي".