مساعد إداري

انضم إلى فريقنا في منصب ديناميكي يجمع بين مسؤوليات مساعد المكتب ومساعد الشخصي. يتطلب هذا الدور الفريد فردًا متعدد المهارات ويمتلك مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة مهام المكتب، إلى جانب القدرة على تقديم مساعدة شخصية مخصصة للأشخاص الرئيسيين داخل المؤسسة. مهمات مساعد المكتب: تنسيق أنشطة صيانة المكتب؛ تقديم الدعم الإداري والكتابي لقيادة الاستوديو، وشؤون الموظفين، والمالية؛ التواصل وتنسيق العمل مع البائعين، وإدارة المباني، وأصحاب العقارات، وشركات الخدمات الخارجية الأخرى؛ تقديم جميع أنواع الدعم الإداري والكتابي للضيوف، والعملاء، وزملاء العمل الزائرين؛ الإشراف على ترتيبات السفر وإعداد جداول الرحلات؛ الإشراف على عملية بريد المكتب والطرود؛ المساعدة في توزيع الرسائل والطرود الواردة، وكذلك إعداد عمليات التسليم الصادرة؛ الإشراف على عملية مخزون مستلزمات المكتب والطعام؛ المساعدة في الطلب عند الحاجة؛ المساعدة في إعداد الميزانية، والتخطيط المالي، وتجنب التكاليف؛ وإعداد التقارير الدورية، والتوثيق، والجرد وفقًا لإجراءات الشركة؛ السعي لتحسين عمليات المكتب من خلال تحسين إبداعي للإجراءات الحالية؛ التنفيذ بأي مهام أخرى من قيادة الاستوديو عند الضرورة. مهمات مساعد شخصي: العمل مع الفريق التنفيذي (الرئيس التنفيذي ونائب الرئيس التنفيذي) لتنسيق أنشطة التواصل الخارجي؛ إدارة تقويمات بشكل احترافي. تحديد أولويات الاستفسارات والطلبات مع معالجة النزاعات؛ اتخاذ قرارات وتوصيات لضمان سير النشاطات اليومية بسلاسة؛ إنجاز مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تسهل على الفريق التنفيذي القدرة على قيادة المؤسسة بفعالية؛ التصرف كنقطة الاتصال الأساسية للمجتمعات الداخلية والخارجية بشأن جميع الأمور المتعلقة بالفريق التنفيذي؛ تنظيم السفرات التجارية والشخصية: التخطيط، الحجز، إعداد تقارير المصروفات، ودعم جميع الطلبات الضرورية أثناء السفر؛ تغطية طلبات شخصية متنوعة مثل: إدارة الموظفين المنزليين (المنظفات، والفنيين)، وطلب السلع والخدمات اللازمة، إلخ. المتطلبات مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية المكتوبة والمحكية؛ ثلاث سنوات (3) على الأقل في أدوار مشابهة؛ ويفضل مع شركات دولية؛ ·مهارات اتصال ممتازة والقدرة على العمل تحت الضغط؛ مهارات قوية في استخدام الحاسوب؛ ومعرفة ببرامج MS Word وExcel وPowerpoint؛ خبرة في العمل مع الإدارة العليا؛ الدقة والانتباه للتفاصيل. المزايا العمل مع فريق دولي من المحترفين ذوي الكفاءة العالية؛ فريق ودود وبيئة تشبه العائلة؛ بيئة عمل غير رسمية في أبو ظبي.