نقوم بتوظيف شخصين للتحكم في المستندات! تشمل المسؤوليات الرئيسية الحفاظ على الأنظمة الإلكترونية والمستندات الورقية، وضمان سهولة الوصول إليها للمستخدمين المصرح لهم، وإدارة دورة حياة المستندات من الإنشاء إلى الأرشفة، والتنسيق مع مختلف الإدارات، وتوفير تقارير عن حالة المستندات. إدارة نظام المستندات: إنشاء أنظمة وإجراءات التحكم في المستندات، وتحديثها، وصيانتها. التنظيم والتخزين: وضع العلامات، وحفظ، وتخزين المستندات الإلكترونية والفيزيائية بشكل آمن. التحكم في النسخ: الحفاظ على أحدث طبعات المستندات، وضمان توفر النسخ الحالية والمعتمدة فقط. ضمان الجودة: إجراء فحوصات على المستندات لضمان الدقة والاكتمال والامتثال لمعايير الشركة. التوزيع والوصول: توزيع المستندات على أعضاء الفريق المعنيين وأصحاب المصلحة، وضمان التسليم في الوقت المناسب والوصول المناسب. إدارة دورة الحياة: الإشراف على دورة حياة المستند بالكامل، من بدايته إلى أرشفته والتخلص منه النهائي. التواصل والتقارير: التنسيق مع فرق المشروع والإدارات الأخرى لتتبع المستندات والإبلاغ عن الحالة والمشكلات والتأخيرات. التدريب والدعم: تقديم الدعم والتدريب للزملاء حول إجراءات وأنظمة التحكم في المستندات. المراجعة: المساعدة في المراجعات الداخلية والخارجية من خلال توفير الوصول إلى المستندات وضمان صيانة سجلات المراجعة. تحسين العمليات: تحديد فرص تحسين عمليات التحكم في المستندات وتعزيز الكفاءة. المهارات والمؤهلات الرئيسية المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج إدارة المستندات (EDMS)، مثل SharePoint، وحزمة Microsoft Office. الاهتمام بالتفاصيل: مستوى عالٍ من الدقة في فحص وتحقق من المستندات. المهارات التنظيمية: قدرة قوية على تنظيم وصيانة كميات كبيرة من المعلومات. مهارات التواصل: القدرة على التنسيق الفعال مع أصحاب المصلحة المختلفين. معرفة المعايير: معرفة بمعايير الصناعة والممارسات المثلى لإدارة المستندات. التعليم والخبرة: يتطلب عادة شهادة ثانوية، على الرغم من أن الشهادة الجامعية والخبرة السابقة في الإدارة أو إدارة السجلات تكون غالبًا مفضلة.