مساعد شخصي (PA)

تشمل واجبات الوظيفة إدارة الجداول والمراسلات، والتنسيق مع الموردين والمقاولين، والمساعدة في تتبع الميزانية والعروض التقديمية، والمساعدة في توريد المواد والأثاث. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يتم التعامل مع المهام الشخصية، وإدارة مواعيد المصمم والمهام الخارجية، والحفاظ على قواعد بيانات العملاء ونظم الملفات. الواجبات الإدارية الجدولة والتواصل: إدارة التقاويم، وجدولة الاجتماعات مع العملاء والمقاولين، وتحديث المكالمات الهاتفية، وإدارة المراسلات المهنية والشخصية. إدارة العملاء: تحديث قواعد بيانات العملاء، وتسجيل محاضر الاجتماعات، والعمل كنقطة اتصال للموردين والعملاء. الميزانية والمالية: المساعدة في تتبع تكاليف المشاريع والميزانيات، وتحصيل دفعات الفواتير. إعداد المستندات: إعداد المستندات الخاصة بعروض التصميم، وإنشاء جداول المشاريع، وتجميع تقارير الميزانية. الدعم الإبداعي والمشاريع البحث والتوريد: البحث عن اتجاهات التصميم، وشراء وطلب المواد، والأنسجة، والإضاءة، والأثاث من العروض والموردين. العروض التقديمية ولوحات التصميم: المساعدة في إعداد العروض التقديمية للتصميم، وصنع لوحات الحالة المزاجية أو لوحات مفاهيم التصميم. تنسيق المشاريع: التنسيق مع المقاولين، وشركات النقل، والمحترفين لتثبيت المشاريع لإدارة جداول المشاريع، والتسليمات، والتثبيتات. زيارات الموقع: جمع الصور والقياسات في مواقع العمل، ومرافقه المصمم في الزيارات الميدانية إلى العروض ومواقع العملاء. المهام الشخصية والمتنوعة المهام الخارجية: أداء مهام خارجية مختلفة للمصمم، مثل التسوق عبر الإنترنت وإدارة المواعيد الشخصية. الدعم العام: تقديم الدعم العام لضمان كفاءة العمليات اليومية لمكتب المصمم وحياته الشخصية. السرية: الحفاظ على مستوى عالٍ من الحذر والسرية فيما يتعلق بشؤون العملاء والأعمال.