مساعد شخصي

نحن نبحث عن موظف استقبال لإدارة مكتب الاستقبال لدينا بشكل يومي وأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية. المسؤوليات: * الترحيب بالضيوف فور وصولهم إلى المكتب * توجيه الزوار إلى الشخص أو المكتب المناسب * الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتوجيهها * التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة ومنظمة، وبها جميع المستلزمات المكتبية والمواد الضرورية (مثل الأقلام، النماذج والمنشورات) * توفير معلومات أساسية ودقيقة شخصياً أو عبر الهاتف/البريد الإلكتروني * استلام البريد والطرود اليومية وفرزها وتوزيعها * الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الدخول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الحضور، إصدار بطاقات الزوار) * طلب مستلزمات المكتب الأمامي والحفاظ على جرد المخزون * تحديث التقاويم وجدولة الاجتماعات * ترتيب السفر والإقامة وإعداد القسائم * الحفاظ على سجلات محدثة لمصروفات المكتب وتكاليفه * أداء مهام أخرى إدارية وكتابية مثل الأرشفة، التصوير، النسخ والفاكس المتطلبات والمهارات * خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو ممثل مكتب أمامي أو دور مشابه * إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس * خبرة عملية في استخدام معدات المكتب (مثل آلات الفاكس والطابعات) * مظهر وسلوك احترافي * مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية * القدرة على التصرف بذكاء وبشكل استباقي عند حدوث المشكلات * مهارات تنظيمية ممتازة * مهارات في إدارة المهام المتعددة وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام * مهارات خدمة العملاء

تبحث شركة لوجستية مرموقة ومقرها دبي عن تعيين فورى لمندوبة استقبال في المكتب الأمامي، ولها خبرة لا تقل عن سنتين إلى ثلاث سنوات في وظيفة مشابهة. وتشمل وصف الوظيفة جميع المهام المرتبطة بإدخال البيانات، والإدارة، والموارد البشرية، وكشوف المرتبات. ويُشترط امتلاك مهارات قوية في استخدام الحاسوب والاتصالات. ويُفضل تعيين موظفات. يمكن للمرشحات المهتمة التقدم وإرسال السيرة الذاتية إلى الشنافس على العنوان الإلكتروني shanavas@unicorngulf.com

وصف الوظيفة 1. إعداد عروض الأسعار والفواتير للعميل. 2. المراسلات عبر البريد الإلكتروني لاستفسارات العملاء / المناقصات. 3. التواصل مع الموردين وتسجيل بيانات الموردين. 4. معالجة معاملات الحسابات الدائنة والدائنة. 5. مقابلة العملاء مع المدير العام عند الحاجة. 6. إنجاز المهام الإدارية التي يطلبها المدير العام. الموقع: دبي، واحة السيليكون، مبنى DDP A1. درجة البكالوريوس تأشيرة مع مزايا إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة يفضل أن يكون لدى المتقدم رخصة قيادة إماراتية.

*تنظيم وجدولة المواعيد. *ترحيب بالعملاء والإجابة عن المكالمات الهاتفية. *إكمال الأوراق اللازمة لجميع المعاملات العقارية في الوقت المناسب لضمان إغلاق الصفقة بأسرع ما يمكن. *مراقبة المواعيد النهائية وإرسال الإشعارات للأطراف المعنية عند الحاجة. *المساعدة في تنظيم فعاليات التواصل المجتمعي لتحسين مكانتنا في المنطقة المحلية. *إعداد وتوزيع التقارير الأسبوعية/الشهرية، ونقل النتائج الرئيسية لبقية الفريق لضمان تحقيق أهداف الشركة.

يتم توظيف مساعد إداري/استقبال تُسرد أدناه معايير الشخص المطلوب. 1. *الخبرة المهنية*: ابحث عن مرشحين لديهم سجل حافل في العمل كأمين استقبال ومساعد شخصي، ويفضل أن يكون لديهم خبرة في بيئة شركة أو قانونية. 2. *المهارات الإدارية*: يجب أن يكون لدى المرشح مهارات إدارية قوية، بما في ذلك إجادة استخدام برامج المكاتب (مثل حزمة مايكروسوفت أوفيس) والقدرة على إدارة الجداول الزمنية وجدولة المواعيد ومعالجة المراسلات. 3. *معرفة بوابة منطقة DMCC الحرة*: من الضروري أن يكون المرشح على دراية ببوابة منطقة DMCC الحرة. ويجب أن يكون قادراً على التنقل داخل البوابة، وتقديم الوثائق المطلوبة، وفهم العمليات المتعلقة بإدارة الأمور الخاصة بـ DMCC. 4. *مهارات الصياغة القانونية*: يجب أن يكون لدى المرشح خبرة في صياغة اتفاقيات قانونية متوسطة المستوى مثل خطابات النوايا، ومذكرات التفاهم، وغيرها من الوثائق المشابهة. سيكون الخلفية في الإدارة القانونية أو العمل كمساعد قانوني ميزة إيجابية. 5. *المهارات التنظيمية*: تعد المهارات التنظيمية القوية ضرورية، حيث سيكون على عاتق المرشح إدارة مهام متعددة في الوقت نفسه والتأكد من استيفاء جميع المستندات والمواعيد النهائية. 6. *مهارات الاتصال*: تعد مهارات الاتصال الكتابية والشفهية الممتازة ضرورية للتواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والأطراف الخارجية ومحاسب الشركة. 7. *الانتباه للتفاصيل*: يجب أن يكون المرشح دقيقاً في تفاصيل العمل، وقادراً على ضمان الدقة والاكتمال في جميع المستندات والمراسلات. 8. *السرية والاحترافية*: نظراً لطبيعة الدور، يجب أن يُظهر المرشح الحذر والاحترافية، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية. 9. *معرفة بالمحاسبة*: على الرغم من أن ذلك ليس إلزامياً، فإن امتلاك مستوى معين من المعرفة بعمليات المحاسبة والقدرة على تقديم المستندات الضرورية إلى المحاسب سيكون مفيداً. 10. *موقف استباقي*: من المهم أن يكون لدى المرشح موقف استباقي ودافع ذاتي للعمل، حيث سيُتوقع منه توقع الاحتياجات والمبادرة في إدارة المهام والمسؤوليات.

وصف الوظيفة: تسيير المكالمات الهاتفية الواردة، والتعليقات والاستفسارات من العملاء أو الزبائن تقديم خدمة العملاء في مكتب الاستقبال استقبال الشخصيات المرموقة مثل رجال الأعمال الناجحين، والبنوك، والمشاهير، إلخ المساعدة في الفرق الإدارية العامة للشؤون البشرية والمالية والمبيعات والتسويق حسب المهام الموكلة. أرسل السيرة الذاتية عبر واتساب: ,0504496707