مساعد إداري

نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية ونشط ولديه خبرة مثبتة في دبي للانضمام إلى فريقنا. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي خبرة عملية لا تقل عن 2-5 سنوات في المجالات الإدارية، والمحاسبة، وحفظ السجلات، ومعالجة التأشيرات. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا احترافيًا دقيقًا وموثوقًا وقادرًا على إدارة الوظائف الإدارية المختلفة، مع دعم العمليات اليومية للشركة. يجب أن يكون المرشحون مقيمين في دبي ومتاحين للانضمام فورًا. المسؤوليات الرئيسية: المهام الإدارية: • إدارة المراسلات المكتبية (البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، المذكرات، الرسائل). • صيانة وتنظيم نظم الملفات (الإلكترونية والورقية). • إدارة الجدولة والمواعيد وتنسيق الاجتماعات. • إدارة مخزون لوازم المكتب والاتصال بالموردين. • إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات حسب الحاجة. • دعم الوظائف الإدارية مثل حفظ سجلات الموظفين والتوثيق. • ضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائح العمل في الإمارات. المحاسبة وحفظ السجلات: • معالجة الفواتير، والإيصالات، وتقارير المصروفات. • إدارة الصندوق الصغير وإدارة التدفق النقدي اليومي. • المساعدة في إعداد التقارير المالية الشهرية، والربع سنوية، والسنوية. • الحفاظ على سجلات دقيقة للحسابات المدينة والدائنة. • تسوية كشوفات الحسابات المصرفية والسجلات المالية. • دعم قسم المالية في متطلبات التدقيق. • إجادة استخدام برامج المحاسبة وحفظ السجلات مثل: o QuickBooks، Zoho Books، أو ما يعادلها. o حزمة برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). معالجة التأشيرات وخدمات الممثل القانوني (PRO): • التعامل مع جميع الأمور المتعلقة بتأشيرات الموظفين، وتصاريح العمل، وبطاقة الهوية الإماراتية، والاختبارات الطبية. • تقديم وتتبع طلبات التأشيرات عبر بوابات الحكومة (هيئة تنظيم الهجرة والإقامة بدبي GDRFA، وزارة الموارد البشرية والتوطين MOHRE، الهوية الاتحادية ICA). • الحفاظ على معرفة محدثة باستمرار بمتطلبات التأشيرات ولوائح العمل في الإمارات. • الاتصال بالسلطات الحكومية للحصول على الموافقات، والتجديدات، والإلغاءات. • ضمان معالجة في الوقت المناسب لجميع المستندات المتعلقة بالإقامة، والتأشيرات، وبطاقات العمل. • إعداد وصيانة تقارير مفصلة عن حالة التأشيرات للموظفين. المؤهلات والمتطلبات: • أن يكون مقيمًا حاليًا في دبي مع إقامة إماراتية سارية. • خبرة لا تقل عن 2-5 سنوات في المجالات الإدارية، والمحاسبة، ومعالجة التأشيرات في دبي. • معرفة قوية بإجراءات التأشيرات والهجرة في الإمارات. • مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية (تُعد العربية ميزة إضافية). • قدرات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة مهام متعددة. • إجادة استخدام برامج MS Office وبرامج المحاسبة. • القدرة على العمل بشكل مستقل ومعالجة المعلومات السرية بصدق وأمانة. • التوفر للانضمام فورًا. ما نقدمه: • حزمة راتب تنافسية. • وسيلة نقل إلى مكان العمل • فرص النمو والتطور الوظيفي. • بيئة عمل داعمة ضمن فريق ديناميكي.