مدير المكتب

وصف الوظيفة: نحن نبحث عن مدير مكتب فعال ونشط لإدارة العمليات اليومية لشركة عقارية خاصة. سيكون لهذا الشخص دور حاسم في ضمان سير العمل بالمكتب بسلاسة وكفاءة، إلى جانب دعم الموظفين والإدارة في تحقيق أهداف العمل. يجب أن يكون المرشح المثالي منظمًا جدًا، ودقيقًا في التفاصيل، ولديه خبرة في إدارة المهام الإدارية في بيئة ديناميكية. المسؤوليات الرئيسية: • عمليات المكتب: إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك تنظيم الجداول الزمنية، والحفاظ على المستلزمات، والإشراف على مرافق المكتب. • الدعم الإداري: تقديم الدعم الإداري لفريق الإدارة والموظفين، بما في ذلك إعداد المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، وترتيبات السفر. • التنسيق المالي: إدارة ميزانيات المكتب والنفقات، ومعالجة الفواتير، والحفاظ على سجلات دقيقة. • علاقات العملاء: العمل كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار، وضمان تقديم خدمة عملاء استثنائية والتواصل الاحترافي. • تنسيق الفريق: تسهيل التواصل الفعال داخل المكتب، وتنظيم اجتماعات الفريق، والمساعدة في إجراءات استقبال الموظفين الجدد. • إدارة السجلات: الحفاظ على سجلات منظمة ومحدثة لمعاملات العقارات، ووثائق العقارات، وملفات العملاء. • إدارة التكنولوجيا: الإشراف على تكنولوجيا المكتب، وحل المشكلات الفنية، والتعاون مع دعم تكنولوجيا المعلومات عند الحاجة. • الامتثال والسياسات: ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة والمتطلبات القانونية ذات الصلة بقطاع العقارات. • تخطيط الفعاليات: تنسيق فعاليات الشركة، وأنشطة بناء الفريق، والاحتفالات. المؤهلات: • درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة (مفضلة). • خبرة مثبتة كمدير مكتب أو في دور إداري مشابه، ويفضل أن تكون في مجال العقارات. • مهارات تنظيمية واستثنائية في إدارة المهام المتعددة. • إجادة استخدام برامج المكتب (مثل حزمة Microsoft Office، وأدوات الجدولة). • مهارات تواصل وعلاقات شخصية قوية. • القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية وحكمة. • القدرة على حل المشكلات بأسلوب استباقي. المهارات المفضلة: • معرفة بعمليات العقارات والإجراءات ومعايير الصناعة. • خبرة في أنظمة إدارة المستندات ومنصات إدارة علاقات العملاء (CRM). • فهم لمبادئ المحاسبة والمالية الأساسية. متطلبات إضافية: • هذه وظيفة شاقة للغاية، ويُطلب من المرشح أن يكون متاحًا على مدار الساعة بعد ساعات العمل. • رخصة قيادة للقيام بزيارات تفتيش ميدانية.