5,999-4,000 درهم/شهر
Westzone ship management
Al Fardan Centre Sharjah - Al Majaz District - Al Majaz - Sharjah - United Arab Emirates
وصف الوظيفة – أمين السر الشركة: ويست زون لخدمات إدارة السفن ذ.م.م الموقع: الشارقة، الإمارات العربية المتحدة ملخص الوظيفة سيوفر أمين السر الدعم الإداري والكتبي لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة في شركة ويست زون لخدمات إدارة السفن. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، والانتباه إلى التفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بطريقة احترافية. سيكون الأمين السر نقطة الاتصال المركزية بين الإدارة والموظفين والأطراف الخارجية. المهام الرئيسية • إدارة الإدارة المكتبية اليومية، بما في ذلك المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والمراسلات. • إعداد وتنسيق وصيانة وثائق الشركة مثل العقود وقوائم الطواقم والتأشيرات وسجلات الشحن. • جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للإدارة والموظفين. • الحفاظ على أنظمة الملفات (الورقية والإلكترونية) لتسهيل استرجاع وثائق RPSL ووثائق الطواقم ووكالات السفن. • صياغة الرسائل والمحاضر والاتصالات الرسمية باللغة الإنجليزية (وتقديم المساعدة في الترجمة عند الحاجة). • تتبع التقويمات والمواعيد النهائية والتذكيرات الخاصة بتجديد التراخيص والمراجعات وتقديم المستندات المتعلقة بالامتثال. • التنسيق مع موظفي توظيف الطواقم للحفاظ على قواعد بيانات الطواقم المحدثة وملفات الموظفين. • المساعدة في إعداد وثائق معالجة التأشيرات للإمارات العربية المتحدة والبحرين والمملكة العربية السعودية (كاسا) وفقًا لأنشطة الشركة. • دعم مهام الموارد البشرية: سجلات الحضور والانصراف، وجدول الساعات، وإدارة إجازات الموظفين. • إدارة الصندوق النقدي الصغير، وإدخالات المحاسبة الأساسية، والتنسيق مع المحاسب لإعداد تقارير المصروفات. • تقديم دعم الضيافة للزوار في المكتب وضمان التمثيل الاحترافي لمكتب الاستقبال. المتطلبات • درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال / دراسات السكرتارية (مفضل). • خبرة لا تقل عن 2–3 سنوات في أدوار سكرتارية أو إدارية (الخبرة في قطاع النقل البحري تُعد ميزة إضافية). • مهارات اتصال قوية (شفهية وكتابية) باللغة الإنجليزية؛ ومعرفة باللغة العربية/الهندية/المالايالامية ميزة إضافية. • إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) والمعدات المكتبية الأساسية. • مهارات تنظيمية ممتازة، وإدارة الوقت، والقدرة على إدارة مهام متعددة. • القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة. • مظهر احترافي وموقف إيجابي يركز على خدمة العملاء. جدول العمل والتقارير • ساعات العمل: 9 صباحًا – 6 مساءً • التقرير إلى: المدير التنفيذي / مدير العمليات