مساعد مكتب / سكرتير

يعمل مساعد المكتب على توفير الدعم الإداري والكتبي العام لضمان التشغيل السلس للمكتب. ويشمل هذا الدور مجموعة متنوعة من المهام، مثل الرد على المكالمات الهاتفية، وإدارة المراسلات، وجدولة الاجتماعات، والحفاظ على الملفات. وغالبًا ما يكون مساعدو المكاتب أول جهة اتصال للزوار، ويؤدون دورًا حيويًا في خلق بيئة إيجابية وترحيبية. المسؤوليات الرئيسية: الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار: كونك أول نقطة اتصال للمكتب، وتولي الرد على المكالمات واستقبال الضيوف بشكل احترافي. إدارة المراسلات: تولي إدارة البريد والرسائل الإلكترونية وأشكال الاتصال الأخرى، والتأكد من توصيل المعلومات في الوقت المناسب وبشكل دقيق. الجدولة والتنسيق: ترتيب الاجتماعات والمواعيد وحجز السفر، وغالبًا باستخدام برامج الجدولة. الحفاظ على الملفات: تنظيم وإدارة الملفات الورقية والإلكترونية، والتأكد من سهولة الوصول إلى الوثائق المهمة. طلب وإدارة الإمدادات: مراقبة مستلزمات المكتب، وطلب العناصر الجديدة عند الحاجة، والتأكد من توفر المخزون الكافي. المهام الإدارية العامة: أداء مهام مثل إدخال البيانات، والتصوير، وغير ذلك من المهام الكتابية لدعم العمليات اليومية. المهارات المطلوبة: مهارات الاتصال: تُعد مهارات الاتصال الشفهية والمكتوبة القوية ضرورية للتفاعل مع الزملاء والعملاء والزوار. المهارات التنظيمية: تُعد القدرة على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بفعالية، والحفاظ على الملفات المنظمة أمراً بالغ الأهمية. الاهتمام بالتفاصيل: تُعد الدقة والدقة الشديدة مهمة في المهام مثل إدخال البيانات، وأرشفة الملفات، وحفظ السجلات. المهارات التقنية: غالبًا ما يُشترط إتقان استخدام برامج المكتب (Word وExcel وOutlook) والتكنولوجيات الأخرى ذات الصلة. مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات التي قد تنشأ أثناء العمليات اليومية للمكتب وحلها. القدرة على التكيف والمرونة: القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والتعامل مع المواقف غير المتوقعة. فقط داخل دولة الإمارات العربية المتحدة يرجى إرسال السيرة الذاتية عبر واتساب - 0567241990