مدير المكتب

ملخص الوظيفة شركتنا في مرحلة الإطلاق ونبحث عن مدير مكتب استباقي وقادر على التصرف بفعالية لقيادة إعداد مكتبنا الجديد وإدارة العمليات اليومية لاحقًا. هذه الوظيفة مناسبة جدًا لشخص يستمتع ببناء الإجراءات من الصفر وينجح في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى. سيُطلب من مدير المكتب الإشراف على العمليات اليومية، وإدارة المهام الإدارية، وضمان التنسيق السلس بين الموظفين والعملاء والإدارة. تُعد هذه الوظيفة أساسية للحفاظ على التميز التشغيلي بينما نوسّع نطاق خدماتنا المتميزة. المسؤوليات الرئيسية إعداد وتدشين المكتب - الإشراف على تجهيز المكتب، وتوفير الأثاث، وشراء جميع المستلزمات (المكاتب، المعدات التقنية، اللوازم) - التنسيق مع المقاولين، ومزودي الخدمات (اتصالات/هيئة كهرباء أبوظبي/هيئة كهرباء أبوظبي للنقل والتوزيع)، وهيئة التنمية الاقتصادية (DED) حسب الحاجة - إعداد الأنظمة الإدارية: الأرشفة، الهاتف/البريد الإلكتروني، وتتبع اللوازم - تطبيق معايير السلامة والنظافة والصيانة الأساسية - تنظيم لوحات الإشارات والعلامة التجارية للشركة داخل مقر المكتب إدارة العمليات - أن يكون النقطة المحورية لاستفسارات العملاء، واتصالات الموظفين، والتنسيق الداخلي - الإشراف على الحجوزات والجدولة اليومية - الإشراف على علاقات الموردين، واللوازم، واحتياجات الصيانة - ضمان رضا العملاء من خلال المتابعة الفورية وحل المشكلات - مراقبة حضور الموظفين، وتوزيع العمل، وساعات العمل - الحفاظ على سجلات الموظفين والمساعدة في التوظيف والاندماج - ضمان التشغيل السلس لأنظمة الحجز (التطبيق الجوال/التطبيق الإلكتروني) وحل طلبات خدمة العملاء - إعداد التقارير الأسبوعية حول إنتاجية الموظفين، وملخصات التكاليف، وتعليقات الخدمة - التعامل مع الفوترة، والصندوق الصغير، وتتبع نفقات المكتب بالتنسيق مع قسم الحسابات - ضمان الامتثال للسياسات الداخلية للشركة ولوائح هيئة التنمية الاقتصادية (DED)