مساعد تنفيذي/مساعد شخصي/مدير مكتب

نبحث عن محترف متعدد المهارات وذكي للقيام بدور مساعد تنفيذي، ومساعد شخصي، ومدير مكتب في نفس الوقت. هذا المنصب الشامل يناسب شخصًا استباقيًا وقادرًا على بدء العمل بمبادرة ذاتية، ويمتلك روح "القدرة على الإنجاز"، ويتفوق في البيئات الديناميكية، ويتقن التعامل مع مسؤوليات متنوعة. المهام الرئيسية: المساعدة التنفيذية والشخصية: تقديم دعم شامل للمديرين التنفيذيين ذوي المستوى العالي، بما في ذلك إدارة الجداول المعقدة، وترتيبات السفر، والاتصالات السرية. العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين المدراء التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. توقع احتياجات المدراء التنفيذيين ومعالجة المهام الإدارية والمشاريع الخاصة بشكل استباقي. إدارة المكتب: الإشراف على العمليات اليومية السلسة للمكتب، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة. إدارة العلاقات مع الموردين ومقدمي الخدمات والفرق الداخلية لضمان استمرارية تشغيل المكتب. تخطيط وتنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات، وأنشطة تعزيز التفاعل الوظيفي. تنسيق المشاريع وسير العمل: تولي المسؤولية الكاملة للمشاريع المشتركة بين الأقسام، وضمان تسليمها في الوقت المحدد ومطابقتها لأهداف المؤسسة. إعداد تقارير مفصلة وعروض تقديمية ووثائق داعمة لعملية اتخاذ القرار. إجراء أبحاث حول مواضيع مختلفة لدعم الاستراتيجية التجارية والعمليات. الرقابة المالية والإدارية: الحفاظ على سجلات دقيقة للتحويلات المالية، بما في ذلك الميزانيات وتقارير المصروفات. التنسيق مع فرق المالية لضمان الامتثال للسياسات المالية الداخلية والدولية. تحسين العمليات الإدارية لتعزيز الكفاءة وتقليل التكرار. المؤهلات والمهارات: الخلفية التعليمية: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المالية، أو مجال ذي صلة. الخبرة: خبرة عملية في دور هجين يشمل المساعدة التنفيذية، والمساعدة الشخصية، وإدارة المكتب. خلفية في المجال المالي أو الخبرة في العمل ضمن منظمات دولية أمر ضروري. خبرة في بيئات شركات متعددة الجنسيات مع فهم لممارسات الأعمال العالمية. المهارات الأساسية: قدرات تنظيمية واستثنائية في إدارة المهام المتعددة، مع مهارة في تحديد الأولويات. مهارات اتصال استثنائية كتابية وشفهية، وإجادة تامة للغة الإنجليزية. إتقان متقدم لمجموعة برامج MS Office وأدوات الإنتاجية الأخرى. القدرة على العمل بشكل مستقل، واتخاذ قرارات سليمة، وإظهار مستوى عالٍ من المبادرة.