مساعد مكتب

يلعب مساعد المكتب دورًا رئيسيًا في الحفاظ على معايير تشغيلية من فئة الخمس نجوم لشركة Cloud Spaces وعملائها. يتطلب هذا الدور محترفًا استباقيًا ودقيقًا في التفاصيل، يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة، ويقدم خدمة عملاء استثنائية، ويساهم بشكل إيجابي في ثقافة الفريق. المهام الرئيسية العمليات اليومية • فتح قاعات الاجتماعات وغرف الاجتماعات والاستوديوهات بحلول الساعة 8:15 صباحًا. • مراقبة وإدارة حجوزات الغرف عبر نظام Essensys Operate؛ وإعداد الغرف بالإعدادات والمشروبات المطلوبة. • التأكد من تزويد محطات القهوة والإمدادات بالكامل وعرضها بشكل ممتاز. • الحفاظ على إمدادات آلة التصوير وتنسيق طلبات القرطاسية عند الحاجة. • ختم البريد الوارد بختم الوقت وتوزيعه فورًا؛ وترتيب البريد الصادر وخدمات التوصيل. • القيام بجولات يومية في الطابق مع المدير لتحديد احتياجات الصيانة ومعالجتها. • تنظيف الأكواب/الأكواب المستخدمة من مكاتب العملاء يوميًا ومساعدة العملاء في إعداد مكاتبهم. دعم العملاء • تقديم خدمة عملاء استثنائية، مع توقع احتياجات العملاء والاستجابة لها. • التعامل مع طلبات العملاء بشكل احترافي، وإبلاغ فريق السكرتارية عند الحاجة. • الحفاظ على السرية وبناء علاقة ودّية واحترافية مع العملاء. • المساعدة في تنظيم فعاليات Cloud Spaces وفعاليات العملاء. دعم الاستقبال (حسب الحاجة) • الرد على المكالمات فورًا وتوجيهها بشكل مناسب. • الترحيب بالزوار بحرارة وإدارة مظهر منطقة الاستقبال. • تنظيم بطاقات الدخول الأمنية ومفاتيح المكاتب ومتابعة الزوار. • تسجيل جميع العملاء المتوقعين والتأكد من التعامل بكفاءة مع استفسارات العملاء. إلمام بتقنية المعلومات والمعدات • تشغيل أنظمة تشمل Essensys / OPERATE، وبوابة Cloud Spaces الإلكترونية/التطبيق، وهواتف Cisco IP وCall Manager، وIMAGICLE. • إدارة آلات التصوير وأدوات مؤتمرات الفيديو والمعدات الصوتية والمرئية وفقًا لإرشادات Cloud Spaces. المساهمة في الفريق • التنسيق مع فرق الصيانة والتنظيف للحفاظ على معايير الطابق. • إبلاغ المدير فورًا بأي نزاعات أو مهام غير منجزة. • الحفاظ على مظهر احترافي وطاقة إيجابية في جميع الأوقات. مسار النمو • فرص نمو تعتمد على الأداء وتتماشى مع نقاط القوة الفردية والإسهامات. المتطلبات: • الموقف: إيجابي، متحمس، واثق، صادق، صريح، سهل التعامل، مع ابتسامة رائعة. • مهارات التواصل: قادر على التحدث بوضوح وسلاسة؛ مهذب؛ دقيق في متابعة الاتصالات. • التوجه نحو خدمة العملاء: استباقي في مساعدة العملاء، مستمع جيد، ومهتم حقًا بالمساعدة. • القدرة على حل المشكلات: مفكر منطقي يقدم حلولًا عملية. • الاهتمام بالتفاصيل: دقيق جدًا في الحفاظ على معايير الخمس نجوم. • المرونة: قادر على التكيف بسهولة مع احتياجات العملاء المتغيرة والمهام اليومية الديناميكية. • الانسجام الثقافي: يجلب طاقة إيجابية، ويضيف قيمة، ويساهم في بيئة فريق داعمة. المهارات التقنية • معرفة بنظام Essensys Operate، وهواتف Cisco IP، والمعدات المكتبية العامة. • القدرة على التعلم السريع واستخدام الأنظمة والكتيبات الخاصة بالشركة. أخلاقيات العمل • احترافي، صادق، حريص على السرية، وموثوق. • يتحمّل مسؤولية المهام وينجز عمله بامتياز. • يحترم السرية ويحافظ على الحدود المهنية. المظهر الشخصي • مظهر أنيق، وملابس احترافية مناسبة لبيئة عمل راقية. • سلوك ودود وسهل التعامل؛ لاعب فريق يدعم زملاءه.