مدير المكتب الأمامي

وصف الوظيفة المسؤوليات الأساسية تحقيق أقصى قدر من الإشغال ومتوسط السعر في جميع الأوقات. التنسيق الوثيق مع مدير المبيعات بشأن توافر الغرف. الحفاظ على علاقات جيدة مع وكلاء السفر ووكلاء السياحة. التنسيق مع أقسام الهندسة وخدمة الغرف بالفندق لضمان توافر أكبر عدد ممكن من الغرف للبيع في أي وقت معين. الإجابة على الاستفسارات المتعلقة بسياسات الفندق وخدماته. التعامل مع شكاوى الضيوف بشكل احترافي. ترتيب الخدمات الخاصة. التأكد من الحفاظ على معايير عالية للخدمة في جميع الأوقات. الحفاظ على علاقات جيدة مع الضيوف والموظفين. مراجعة قوائم الوصول ومُسبقة إعداد ضيوف كبار الشخصيات بالتعاون مع المدير العام والمدير التنفيذي. اتخاذ قرارات بشأن الحجز الزائد بناءً على سياسات الفندق ومعاييره بالتشاور مع المدير التنفيذي. المشاركة في التنبؤات والموازنة السنوية مع الإدارة العليا. مراقبة وتحليل الفنادق المنافسة. إعداد التقارير حسب الحاجة. دعم وتحديد برامج التدريب وإعداد خطة تدريب سنوية. العمل مع مدير التدريب لوضع خطة تدريب مستمرة وفعالة. العمل مع قسم الحجز لمساعدة التحكم في التواريخ المفتوحة والمغلقة، وتوافر الغرف والأجنحة، وأنماط وصول الضيوف. تحليل نتائج الإيرادات والنفقات شهريًا. المساعدة في توظيف واختيار الموظفين. إبلاغ الإدارة العليا بشأن الأحداث غير العادية (الإيرادات، الإشغال، وشكاوى الضيوف). التأكد من صيانة سجل المدير اليومي. مراجعة قوائم كبار الشخصيات وقوائم الوصول. مراقبة سياسات الائتمان ومراجعة تقرير الائتمان اليومي لغرف الضيوف عند الحاجة. عقد اجتماعات شهرية مع الموظفين مع تدوين المحضر وتقديمه للأشخاص المعنيين. تطوير برامج تقدير الموظفين لمنطقة تشغيله. الامتثال لسياسات ومعايير الشركة. التأكد من جودة عالية لخدمات السكرتارية في مركز الأعمال. الإلمام بإجراءات الطوارئ الخاصة بالفندق. أداء مهام أخرى حسب تكليف المشرف. التفاعل مع العملاء والضيوف وكبار الشخصيات في اللوبي. التأكد من رضا الضيوف عن خدمات الفندق وتوفير حلول فورية أو المساعدة. المسؤوليات الإدارية الإقرار بجدول العمل اليومي ومراجعته. إجراء الإحاطة اليومية قبل البدء بالعمل وبعد انتهائه مع رؤساء الأقسام المعنية. اقتراح جدول ورديات فعال لضمان كفاية القوى العاملة وفقًا لحجم العمل. إنشاء اتصال ثنائي الاتجاه مع الأقسام ذات العلاقة. التواصل الفعّال مع الضيوف والمرؤوسين والمشرفين المباشرين ورؤساء الأقسام الآخرين. إدارة الوقت بفعالية والوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد. الإشراف على الإجراءات المتعلقة بالموظفين مثل طلبات الإجازات والإضافي، والإجراءات التأديبية، والتكريم. إكمال ميزانية الأرباح والنفقات الرأسمالية بفعالية وفي الوقت المناسب. تحديد المشكلات وحلها بطريقة احترافية. المسؤوليات التقنية معرفة وفهم وصف الوظيفة لجميع المواقع في إدارته والإلمام بوصف المواقع الأخرى. معرفة وفهم السياسات المتعلقة بإدارته وإدارات أخرى. التعرف على جودة المنتجات والعروض الجيدة. مراجعة وتحسين جميع معايير الخدمة التي وضعتها الشركة. الإشراف على أنشطة الموظفين لتحقيق أقصى إيرادات وتقليل التكاليف. تقديم المساعدة للموظفين عند الحاجة خلال الفترات المزدحمة. الحفاظ على معايير المظهر العام لجميع الموظفين. توفير الطاقة والمياه في جميع الأوقات دون التأثير على راحة الضيوف وكفاءة التنظيف. إدارة النفايات من خلال تقليلها وإعادة تدويرها، وتغيير سلوك الموظفين لاستخدام جميع الموارد بعناية. المسؤوليات التجارية التواصل الفعّال مع الضيوف والعملاء والشركاء التجاريين والموظفين. أن يكون بائعًا جيدًا للترويج لصورة الفندق وأعماله. المشاركة في مشاريع المجتمع أو الأنشطة لتعزيز صورة الفندق والتعاون لتحسين العلاقة مع المجتمع. المسؤوليات المتعلقة بالموارد البشرية توجيه وتقديم الاستشارات لجميع الموظفين عند الحاجة. تقييم أداء الموظفين بشكل موضوعي ضمن مسؤولياته. تقديم التدريب لجميع الموظفين في إدارته بانتظام. تحفيز الموظفين على النمو داخل الشركة. تطوير الذات باستمرار ليكون مديرًا أفضل في جميع الأوقات. العلاقات يقدم تقاريره إلى مدير الغرف ويعمل بشكل وثيق مع رؤساء الأقسام الأخرى لضمان تحقيق أقصى رضا للضيوف. يوجه ويشرف على أنشطة الأقسام المعنية. التنسيق مع المديرين الآخرين لضمان سير العمليات بسلاسة وجميع أنشطة الفندق. التفاعل مع العملاء والضيوف والمسؤولين الحكوميين والموردين والأشخاص المهمين الآخرين في المجتمع للترويج للفندق. القدرة على التواصل مع الضيوف بفعالية وكفاءة. أخرى التعلم المستمر من خلال خطة التطوير الفردي الخاصة. أداء أي مهام أخرى قد يكلف بها من المشرف. المساءلة يمثل علامة دوسيت التجارية وقيمه في جميع الأوقات. سنقوم ببناء العلاقات أولاً وسنقدم تجربة استثنائية للضيوف ونروج للكرم التايلاندي. متطلبات الوظيفة درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الفنادق أو تخصص ذي صلة. خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال المكتب الأمامي في منصب مماثل، ويفضل أن تكون في بيئة فندقية من فئة الخمس نجوم. معرفة جيدة بعمليات المكتب الأمامي. امتلاك مهارات ممتازة في اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا. التحلي بالسلوك المهني ومهارات تواصل ممتازة.