مساعد تنفيذي / مساعد شخصي / مدير مكتب

نبحث عن محترف متعدد المواهب وقادر على إيجاد الحلول للانخراط في منصب يجمع بين مساعد تنفيذي، ومساعد شخصي، ومدير مكتب. يناسب هذا المنصب الشامل شخصًا استباقيًا وقادرًا على بدء العمل بذاته ويمتلك موقف "أستطيع فعله"، وينجح في البيئات الديناميكية ويتفوق في إدارة مسؤوليات متنوعة في آنٍ واحد. المهام الرئيسية: المساعدة التنفيذية والشخصية: تقديم دعم شامل للمسؤولين التنفيذيين، وإدارة الجداول المعقدة، وترتيبات السفر، والاتصالات السرية. التصرف كنقطة الاتصال الرئيسية بين المسؤولين التنفيذيين والأطراف المعنية داخليًا وخارجيًا. توقّع احتياجات المسؤولين التنفيذيين والتعامل الاستباقي مع المهام الإدارية والمشاريع الخاصة. إدارة المكتب: الإشراف على العمليات اليومية السلسة للمكتب، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة. إدارة العلاقات مع الموردين ومزودي الخدمة والفرق الداخلية للحفاظ على كفاءة عمل المكتب. تخطيط وتنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات، وأنشطة تعزيز مشاركة الموظفين. تنسيق المشاريع وسير العمل: الإشراف على المشاريع المشتركة بين الإدارات، وضمان التسليم في الوقت المحدد والانسجام مع أهداف المؤسسة. إعداد تقارير مفصلة وعروض تقديمية ووثائق داعمة لاتخاذ القرارات. إجراء الأبحاث حول مواضيع مختلفة لدعم الاستراتيجية التجارية والعمليات. الإشراف المالي والإداري: الحفاظ على سجلات دقيقة للعمليات المالية، بما في ذلك الميزانيات وتقارير المصروفات. التواصل مع فرق المالية لضمان الامتثال للسياسات المالية الداخلية والدولية. تحسين العمليات الإدارية لتعزيز الكفاءة وتقليل الازدواجية. المؤهلات والمهارات: الخلفية التعليمية: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المالية، أو مجال ذي صلة. الخبرة: خبرة مثبتة في دور مدمج يشمل المساعدة التنفيذية، والمساعدة الشخصية، وإدارة المكتب. خبرة في مجال المالية أو العمل ضمن منظمات دولية أمرٌ ضروري. خبرة في بيئات شركات متعددة الجنسيات مع فهم للممارسات التجارية العالمية. الكفاءات الأساسية: قدرات تنظيمية استثنائية وقدرة على إدارة المهام المتعددة، مع مهارة في تحديد الأولويات. مهارات اتصال ممتازة كتابةً وشفهيًا، وإجادة اللغة الإنجليزية. إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office وأدوات الإنتاجية الأخرى. القدرة على العمل بشكل مستقل، واستخدام الحكم السليم، وإظهار مستوى عالٍ من المبادرة.