Sperasoft
Abu Dhabi - United Arab Emirates
انضم إلى فريقنا في وظيفة ديناميكية تجمع بين مسؤوليات مساعد مكتب ومساعد شخصي. يتطلب هذا الدور الفريد فردًا متعدد المهارات ويمتلك مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة مهام المكتب، إلى جانب القدرة على تقديم مساعدة شخصية للأشخاص الرئيسيين داخل المؤسسة. مسؤوليات مساعد المكتب: - تنسيق أنشطة صيانة المكتب؛ - تقديم الدعم الإداري والكتابي للقيادة الاستوديو، وشؤون الموظفين، والمالية؛ - التواصل والتنسيق مع الموردين، وإدارة المبنى، وأصحاب العقارات، والشركات الخدمية الخارجية الأخرى؛ - تقديم جميع أشكال الدعم الإداري والكتابي للضيوف، والعملاء، والزملاء الزائرين؛ - الإشراف على ترتيبات السفر وإعداد الخطط اليومية للرحلات؛ - الإشراف على عملية بريد المكتب والطرود؛ المساعدة في توزيع الرسائل والطرود الواردة، وكذلك إعداد عمليات التسليم الصادرة؛ - الإشراف على عملية مخزون مستلزمات المكتب والطعام؛ المساعدة في الطلب عند الحاجة؛ - المساعدة في إعداد الميزانية والتخطيط المالي، وتجنب التكاليف؛ وإعداد التقارير والتوثيق والجر Inventories الدورية وفقًا للإجراءات المتبعة في الشركة؛ - السعي لتحسين عمليات المكتب من خلال تطوير إبداعي للإجراءات الحالية؛ - تنفيذ أي مهام أخرى من قيادة الاستوديو عند الحاجة. مسؤوليات المساعد الشخصي: - العمل مع الفريق التنفيذي (الرئيس التنفيذي والرئيس التنفيذي للعمليات) لتنسيق أنشطة التواصل الخارجي؛ - إدارة جدول الأعمال بشكل احترافي؛ تحديد أولويات الاستفسارات والطلبات مع حل النزاعات؛ اتخاذ قرارات وتوصيات لضمان سير العمل اليومي بسلاسة؛ - إنجاز مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تسهم في تمكين الفريق التنفيذي من قيادة المؤسسة بفعالية؛ - العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع الجهات الداخلية والخارجية بشأن جميع الأمور المتعلقة بالفريق التنفيذي؛ - تنظيم السفرات التجارية والشخصية: التخطيط والحجز، وإعداد تقارير المصروفات، وتقديم الدعم لجميع الطلبات الضرورية أثناء السفر؛ - الاهتمام بمجموعة متنوعة من الطلبات الشخصية مثل: إدارة العاملين المنزليين (المنظفات والفنيين)، وطلب السلع والخدمات اللازمة، وغيرها. المتطلبات: - إجادة جيدة للغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً؛ - خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في أدوار مماثلة؛ يُفضل مع شركات دولية؛ - مهارات تواصل ممتازة والقدرة على العمل تحت الضغط؛ - مهارة عالية في استخدام الحاسوب؛ معرفة ببرامج مايكروسوفت وورد، وإكسل، وباوربوينت؛ - خبرة في العمل مع إدارات عليا في المستويات الإدارية العليا؛ - الدقة والانتباه للتفاصيل. المزايا: - العمل مع فريق دولي من المحترفين ذوي الكفاءة العالية؛ - بيئة عمل ودودة تشبه الأسرة؛ - بيئة عمل غير رسمية في أبوظبي.