مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومنسق الشركاء الرئيسيين

إعادة اختراع تأجير العقارات قصيرة الأجل سمارت ستاي هي شركة رائدة في مجال بيوت العطلات، تقدم إقامات قصيرة الأمد في وسط دبي ومواقع رئيسية أخرى. ونحن متخصصون في تعظيم العائد على الاستثمار لأصحاب العقارات، حيث يجمع نهجنا بين الابتكار التكنولوجي وخدمة متميزة لتقديم تجارب لا مثيل لها. انضم إلينا بينما نوسع نطاق تأثيرنا عبر قطاعات متعددة، وندفع عجلة النمو والتميز في كل مشروع نتولاه. الوظيفة: مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومنسق الشراكات الرئيسية بصفتك مساعدًا شخصيًا للرئيس التنفيذي ومنسق الشراكات الرئيسية في سمارت ستاي والمشاريع المرتبطة بها، ستضطلع بدور محوري في تقديم دعم تنفيذي رفيع المستوى، مع تعزيز وإدارة العلاقات الأساسية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. وستكون مساهماتك حاسمة لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، وتحقيق تعاون ناجح مع شركائنا. تتطلب هذه الوظيفة المتعددة الجوانب مهارات تنظيمية استثنائية، وسلوكًا استباقيًا، والقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى. المهام والمسؤوليات: إدارة البريد الوارد والتقويم - إدارة رسائل البريد الإلكتروني ذات الحجم العالي بكفاءة وتحديد أولوياتها، والتأكد من معالجة الاتصالات المهمة في الوقت المناسب. - تصفية وتصنيف الرسائل الواردة (الداخلية والخارجية) للحفاظ على مراسلات وتدفق عمل منظمين. - تنسيق التقاويم المعقدة لتحسين جدولة الاجتماعات، مع مراعاة جميع أصحاب المصلحة الأساسيين. إعداد الاجتماعات ومتابعتها - جدولة وتنظيم الاجتماعات المهمة، بما في ذلك إعداد جداول أعمال شاملة تتناسب مع أهداف كل اجتماع. - توثيق الاجتماعات بدقة، وتحويل المحاضر التفصيلية إلى محاضر مختصرة وقابلة للتنفيذ تتضمن إجراءات متابعة واضحة ومسؤوليات محددة. - متابعة تقدم المهام المطلوبة بعد الاجتماعات، والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد من خلال اتصالات متابعة دقيقة. المراسلات الرسمية - صياغة مراسلات احترافية وفعالة موجهة لمختلف أصحاب المصلحة، مثل ملاك العقارات، والموردين، وأعضاء الفريق التنفيذي، مع الحفاظ على نبرة العلامة التجارية والاحترافية. - إدارة المراسلات الواردة من الشركاء الرئيسيين، والرد عليها أو تصعيد القضايا عند الحاجة لتعزيز العلاقات القوية. تنسيق الشراكات الرئيسية - التواصل الاستباقي مع ملاك العقارات، والموردين، والشركاء الاستراتيجيين، لضمان بقاء قنوات الاتصال مفتوحة وفعالة لبناء علاقات طويلة الأمد. - تنظيم الفعاليات والاجتماعات لتعزيز التفاعل مع الشركاء، والمساهمة في جهود بناء العلاقات. الدعم السري والتنفيذي - التعامل مع الوثائق والمعلومات الحساسة بأقصى درجات الحرص والاحترافية، والحفاظ على السرية التامة. - مساعدة التنفيذيين في المفاوضات المهمة، من خلال إعداد الوثائق الضرورية وإجراء أبحاث خلفية لدعم عملية اتخاذ القرار. - تنسيق وإنجاز مهام تنفيذية متنوعة بكفاءة، بما في ذلك ترتيبات السفر، وإعداد تقارير المصروفات، ودعم إدارة المشاريع. قيادة جهود إدراج العقارات - أن تكون النقطة الأساسية للتواصل مع مالكي العقارات المحتملين، وتوجيههم خلال رحلة الانضمام. - التنسيق مع الإدارات الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان إدماج العقارات بسلاسة وفي الوقت المناسب. - التأكد من أن جميع أنشطة الإدراج تتماشى مع المعايير التشغيلية لشركة سمارت ستاي واستراتيجية النمو. المؤهلات: - مهارات تواصل وكتابة ممتازة باللغة الإنجليزية. - خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي أو في دور مشابه، ويفضل أن تكون في بيئة سريعة الحركة وعالية النمو. - مهارات تنظيمية استثنائية، مع اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على إدارة مهام متعددة في آن واحد. - مهارات تواصل وعلاقة شخصية ممتازة، كتابية وشفهية، مع مهارة في بناء العلاقات. - إجادة قوية لأدوات وبرامج الإنتاجية، بما في ذلك منصات البريد الإلكتروني، وأنظمة إدارة التقويم، وأدوات المؤتمرات المرئية، وتطبيقات إدارة المستندات. - معرفة مثبتة بسوق الإمارات العربية المتحدة أو خبرة سابقة في العمل بها، مع فهم للممارسات التجارية المحلية والاختلافات الثقافية. - القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني ضمن فريق، مع إظهار المبادرة ومهارات حل المشكلات بشكل استباقي. - درجة عالية من الاحترافية، والنزاهة، والسرية. ما نقدمه: - تعويض تنافسي مع فرص للنمو. - بيئة عمل ديناميكية وتعاونية مع رئيس تنفيذي رؤيوي. - فرص للمساهمة في مشاريع جديدة مثيرة ومشاريع رائدة. - فرصة لصياغة مسارك المهني وتحقيق تأثير دائم في شركة ناشئة سريعة النمو. كيفية التقديم: إذا كنت مستعدًا للمساهمة في تطوير الطريقة التي تُدرّب بها سمارت ستاي فرقها وتمكّنها، فنحن نتطلع لسماعك. قدم طلبك الآن واتخذ الخطوة التالية في رحلتك المهنية معنا.