مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومنسق الشركاء الرئيسيين

إعادة اختراع الإيجارات قصيرة الأجل سمارت ستاي هي شركة رائدة في مجال بيوت العطلات، تقدم إقامات قصيرة الأمد في وسط دبي ومواقع رئيسية أخرى. ونخصص في تحسين العائد على الاستثمار لأصحاب العقارات، حيث يجمع نهجنا بين الابتكار التكنولوجي وخدمة متميزة لتقديم تجارب لا مثيل لها. انضم إلينا بينما نوسّع نطاق تأثيرنا عبر قطاعات متعددة، وندفع عجلة النمو والتميز في كل مشروع نتولاه. الوظيفة: مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومنسق الشراكات الرئيسية بصفتك مساعدًا شخصيًا للرئيس التنفيذي ومنسقًا للشراكات الرئيسية في شركة سمارت ستاي والمشاريع المرتبطة بها، ستمارس دورًا محوريًا في تقديم دعم تنفيذي رفيع المستوى، وفي الوقت نفسه تعزيز وإدارة العلاقات الأساسية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ستكون مساهماتك بالغة الأهمية لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، ولتحقيق تعاون ناجح مع شركائنا. تتطلب هذه الوظيفة المتعددة الجوانب مهارات تنظيمية استثنائية، وموقفًا استباقيًا، وقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى. المهام والمسؤوليات: إدارة البريد الوارد والتقويم - إدارة رسائل البريد الإلكتروني ذات الحجم الكبير وتصنيفها بكفاءة، والتأكد من معالجة المراسلات المهمة فورًا. - تصفية وتصنيف المراسلات الواردة (داخلية وخارجية) للحفاظ على تنظيم المراسلات وسير العمل. - تنسيق التقاويم المعقدة لتحسين جدولة الاجتماعات، مع التأكد من أخذ جميع أصحاب المصلحة الأساسيين في الاعتبار. إعداد الاجتماعات ومتابعتها - جدولة وتنظيم الاجتماعات المهمة، بما في ذلك إعداد جداول أعمال شاملة ومخصصة وفقًا لأهداف كل اجتماع. - توثيق الاجتماعات بدقة، وتحويل النصوص التفصيلية إلى محاضر موجزة وقابلة للتنفيذ، تتضمن إجراءات متابعة واضحة ومسؤوليات محددة. - تتبع تقدم بنود المتابعة والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد من خلال مراسلات متابعة دقيقة. المراسلات الرسمية - صياغة مراسلات احترافية وفعالة موجهة لمختلف أصحاب المصلحة، مثل مالكي العقارات والموردين وأعضاء الفريق التنفيذي، مع الحفاظ على هوية العلامة التجارية والاحترافية. - إدارة المراسلات الواردة من الشركاء الرئيسيين، والرد عليها أو رفع القضايا عند الضرورة لتعزيز العلاقات القوية. تنسيق الشراكات الرئيسية - التواصل الفعّال مع مالكي العقارات والموردين والشركاء الاستراتيجيين، لضمان بقاء قنوات الاتصال مفتوحة وفعالة من أجل بناء علاقات طويلة الأمد. - تنظيم الفعاليات والاجتماعات لتعزيز التفاعل مع الشركاء، والمساهمة في جهود بناء العلاقات. الدعم السري والتنفيذي - التعامل مع الوثائق والمعلومات الحساسة بأقصى درجات الحذر والاحترافية، والحفاظ على السرية التامة. - مساعدة التنفيذيين في المفاوضات المهمة، من خلال إعداد الوثائق اللازمة وإجراء البحوث الخلفية لدعم عملية اتخاذ القرار. - تنسيق وإنجاز مهام تنفيذية متنوعة بكفاءة، مثل ترتيبات السفر، وإعداد تقارير المصروفات، ودعم إدارة المشاريع. قيادة جهود إدراج العقارات - أن تكون النقطة الأساسية للاتصال لأصحاب العقارات المحتملين، وتوجيههم خلال رحلة الانضمام. - التنسيق مع الأقسام الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان دمج العقارات بسلاسة وفي الوقت المناسب. - التأكد من أن جميع أنشطة الإدراج تتماشى مع المعايير التشغيلية لشركة سمارت ستاي واستراتيجية النمو الخاصة بها. المؤهلات: - مهارات ممتازة في اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا. - خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي أو في دور مشابه، ويفضل أن تكون في بيئة سريعة الخطى وذات نمو عالٍ. - مهارات تنظيمية استثنائية مع اهتمام شديد بالتفاصيل، والقدرة على إدارة مهام متعددة في آنٍ واحد. - مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة، كتابةً وشفهيًا، مع مهارة في بناء العلاقات. - إتقان قوي لأدوات وبرامج الإنتاجية، بما في ذلك منصات البريد الإلكتروني، وأنظمة إدارة التقويم، وأدوات مؤتمرات الفيديو، وتطبيقات إدارة المستندات. - معرفة مثبتة بالسوق الإماراتي أو خبرة سابقة في العمل بالإمارات، مع فهم للممارسات التجارية المحلية والخصائص الثقافية. - القدرة على العمل بشكل مستقل وجماعي ضمن فريق، مع إظهار المبادرة ومهارات حل المشكلات بشكل استباقي. - درجة عالية من الاحترافية والنزاهة والسرية. ما نقدمه: - تعويض تنافسي مع فرص للنمو. - بيئة عمل ديناميكية وتعاونية مع رئيس تنفيذي ذو رؤية. - فرص للمساهمة في مشاريع جديدة مثيرة ومشاريع رائدة. - فرصة لتشكيل مسارك الوظيفي وتحقيق أثر دائم في شركة ناشئة سريعة النمو. كيفية التقديم: إذا كنت مستعدًا للمساهمة في تطوير طريقة سمارت ستاي في تدريب فرقها وتمكينها، فنحن نتطلع لسماعك. قدّم طلبك واتخذ الخطوة التالية في رحلتك المهنية معنا.