مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومنسق الشركاء الرئيسيين

إعادة اختراع تأجير العقارات على المدى القصير سْمارت ستاي هي شركة رائدة في مجال العقارات السكنية للعطلات، توفر إقامات قصيرة الأجل في وسط دبي وفي مواقع رئيسية أخرى. ونخصص في تحسين العائد على الاستثمار لأصحاب العقارات، حيث يجمع نهجنا بين الابتكار التكنولوجي وتقديم خدمات متميزة لتقديم تجارب لا مثيل لها. انضم إلينا بينما نوسع تأثيرنا عبر قطاعات متعددة، وندفع عجلة النمو والتميز في كل مشروع نُطلقه. الوظيفة: مساعد شخصي للرئيس التنفيذي ومنسق الشراكات الرئيسية بصفتك مساعدًا شخصيًا للرئيس التنفيذي ومنسقًا للشراكات الرئيسية في شركة سمارت ستايز والمشاريع المرتبطة بها، ستضطلع بدور محوري في تقديم دعم تنفيذي رفيع المستوى، وفي الوقت نفسه تعزيز وإدارة العلاقات الأساسية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. وستكون مساهماتك حاسمة لضمان التشغيل السلس لأنشطتنا اليومية والتعاون الناجح مع شركائنا. تتطلب هذه الوظيفة متعددة الجوانب مهارات تنظيمية استثنائية، وموقفًا استباقيًا، والقدرة على إدارة مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى. المهام والمسؤوليات: إدارة البريد الوارد والتقويم مراقبة وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني ذات الحجم الكبير بكفاءة، وضمان التعامل الفوري مع الاتصالات المهمة. تصنيف وترشيح الرسائل الواردة (الداخلية والخارجية) للحفاظ على تنظيم المراسلات وسير العمل. تنسيق التقاويم المعقدة لتحسين جدولة الاجتماعات، مع التأكد من أخذ جميع أصحاب المصلحة الأساسيين في الاعتبار. إعداد الاجتماعات ومتابعتها جدولة وتنظيم الاجتماعات الرئيسية، بما في ذلك إعداد جداول أعمال شاملة تتناسب مع أهداف كل اجتماع. توثيق الاجتماعات بدقة، وتحويل المحاضر التفصيلية إلى محاضر موجزة وقابلة للتنفيذ تتضمن إجراءات متابعة واضحة ومسؤوليات محددة. متابعة تقدم الإجراءات المطلوبة بعد الاجتماعات، وضمان إنجازها في الوقت المحدد من خلال تواصل دؤوب. المراسلات الرفيعة المستوى صياغة مراسلات احترافية وفعالة موجهة لمختلف أصحاب المصلحة، مثل مالكي العقارات والموردين وأعضاء الفريق التنفيذي، مع الحفاظ على نبرة العلامة التجارية والاحترافية. إدارة المراسلات الواردة من الشركاء الرئيسيين، والاستجابة لها أو تصعيدها عند الضرورة لتعزيز العلاقات القوية. تنسيق الشراكات الرئيسية التفاعل الاستباقي مع مالكي العقارات والموردين والشركاء الاستراتيجيين، لضمان بقاء قنوات الاتصال مفتوحة وفعالة لبناء علاقات طويلة الأمد. تنظيم الفعاليات والاجتماعات لتعزيز التفاعل مع الشركاء، والمساهمة في جهود بناء العلاقات. الدعم السري والتنفيذي التعامل مع الوثائق والمعلومات الحساسة بأقصى درجات الحذر والاحترافية، مع ضمان الحفاظ على السرية التامة. مساعدة المسؤولين التنفيذيين في المفاوضات المهمة، من خلال إعداد الوثائق الضرورية وإجراء الأبحاث الأساسية لدعم اتخاذ القرارات. تنسيق وإنجاز مهام تنفيذية متنوعة بكفاءة، بما في ذلك ترتيبات السفر، وإعداد تقارير المصروفات، ودعم إدارة المشاريع. قيادة جهود إدراج العقارات التصرف كنقطة الاتصال الرئيسية لأصحاب العقارات المحتملين، وتوجيههم خلال عملية الانضمام. التنسيق مع الإدارات الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان إدماج العقارات بسلاسة وفي الوقت المناسب. التأكد من أن جميع أنشطة الإدراج تتماشى مع المعايير التشغيلية لشركة سمارت ستايز واستراتيجية النمو. المؤهلات: مهارات ممتازة في التواصل والكتابة باللغة الإنجليزية. خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي أو في دور مشابه، ويفضل أن تكون في بيئة سريعة الخطى وذات نمو عالٍ. مهارات تنظيمية استثنائية مع اهتمام شديد بالتفاصيل والقدرة على إدارة مهام متعددة في آنٍ واحد. مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة، كتابية وشفهية، مع قدرة على بناء علاقات قوية. إتقان قوي لأدوات وبرامج الإنتاجية، بما في ذلك منصات البريد الإلكتروني، وأنظمة إدارة التقويم، وأدوات مؤتمرات الفيديو، وتطبيقات إدارة المستندات. معرفة مثبتة بسوق دولة الإمارات العربية المتحدة أو خبرة سابقة في العمل بها، مع فهم للممارسات التجارية المحلية والاختلافات الثقافية. القدرة على العمل بشكل مستقل وكمجموعة، مع إظهار المبادرة ومهارات حل المشكلات بشكل استباقي. درجة عالية من الاحترافية والنزاهة والسرية. ما نقدمه: تعويض تنافسي مع فرص للنمو. بيئة عمل ديناميكية وتعاونية مع رئيس تنفيذي رؤيوي. فرص للمساهمة في مشاريع جديدة مثيرة ومبتكرة. فرصة لصياغة مسيرتك المهنية وترك أثر دائم في شركة ناشئة سريعة النمو. كيفية التقديم: إذا كنت مستعدًا للمساهمة في تشكيل الطريقة التي تُدرّب بها سمارت ستايز فرقها وتمكّنها، فنحن نتطلع لسماعك. قدِّم طلبك الآن واتخذ الخطوة التالية في رحلتك المهنية معنا.