مساعد إداري

وصف

الملخص: انضم إلى فريقنا في منصب ديناميكي يجمع بين مسؤوليات مساعد المكتب ومساعد الشخصي، ويطلب فردًا متعدد المهارات يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة. أبرز النقاط: ١. دور ديناميكي يجمع بين مسؤوليات مساعد المكتب ومساعد الشخصي ٢. فرصة لدعم قيادة الاستوديو والفريق التنفيذي ٣. التركيز على تحسين عمليات المكتب من خلال العمليات الإبداعية انضم إلى فريقنا في منصب ديناميكي يجمع بين مسؤوليات كلٍ من مساعد المكتب ومساعد الشخصي. يتطلب هذا الدور الفريد فردًا متعدد المهارات يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة لإدارة مهام المكتب، إلى جانب القدرة على تقديم مساعدة شخصية لأهم الأشخاص داخل المنظمة. مهمات مساعد المكتب: تنسيق أنشطة صيانة المكتب؛ تقديم الدعم الإداري والمكتبي لقيادة الاستوديو، وقسم الموارد البشرية، والمالية؛ التواصل والتنسيق مع الموردين، وإدارة المباني، وأصحاب العقارات، وشركات الخدمات الخارجية الأخرى؛ تقديم جميع أنواع الدعم الإداري والمكتبي للضيوف والعملاء والزملاء الزائرين؛ الإشراف على ترتيبات السفر وإعداد الجداول الزمنية؛ الإشراف على عملية بريد المكتب وطروده؛ ومساعدة في توزيع الرسائل والطرود الواردة، وكذلك إعداد الشحنات الخارجة؛ الإشراف على مخزون مستلزمات المكتب والأغذية؛ والمساعدة في الطلب عند الحاجة؛ المساعدة في إعداد الميزانية والتخطيط المالي وتجنب التكاليف؛ وإنتاج التقارير الدورية والتوثيق والقوائم الجردية وفقًا لإجراءات الشركة؛ السعي لتحسين عمليات المكتب من خلال تطوير إبداعي للعمليات القائمة؛ القيام بأي مهام أخرى تُسنَد من قيادة الاستوديو حسب الحاجة. مهمات مساعد الشخصي: العمل مع الفريق التنفيذي (المدير التنفيذي والمدير التنفيذي للعمليات) لتنسيق أنشطة التواصل الخارجي؛ إدارة التقويم بشكل احترافي. تحديد أولويات الاستفسارات والطلبات مع حل النزاعات؛ واتخاذ القرارات والتوصيات لضمان سلاسة التفاعل اليومي؛ إنجاز مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تسهم في تمكين الفريق التنفيذي من قيادة المنظمة بكفاءة؛ العمل كنقطة اتصال رئيسية للمعنيين الداخليين والخارجيين في جميع الأمور المتعلقة بالفريق التنفيذي؛ ترتيب السفر التجاري والشخصي: التخطيط والحجز وإعداد تقارير المصروفات، وتقديم الدعم لجميع الطلبات اللازمة أثناء السفر؛ التعامل مع مختلف الطلبات الشخصية مثل: إدارة الموظفين المنزليين (عمال التنظيف والفنيين)، وطلب السلع والخدمات الضرورية، إلخ. المتطلبات مهارات ممتازة في اللغة الإنجليزية المحكية والمكتوبة؛ ثلاث سنوات (٣) أو أكثر في أدوار مماثلة؛ ويفضّل خبرة في شركات دولية؛ ·مهارات تواصل ممتازة وقدرة على العمل تحت الضغط؛ إجادة عالية لاستخدام الحاسوب؛ ومعرفة ببرامج مايكروسوفت وورد وإكسل وبوربوينت؛ خبرة في العمل مع الإدارة العليا؛ الدقة والانتباه للتفاصيل. المزايا العمل مع فريق دولي من المحترفين العالميين؛ بيئة عمل ودية وتشبه العائلة؛ بيئة عمل غير رسمية في أبو ظبي.