أمين استقبال

وصف

وصف الوظيفة - تحت إشراف وقيادة قائدة الفريق ومشرف الجبهة الأمامية، وبما يتوافق مع سياسات وإجراءات فنادق ريكسوس المعمول بها، تتلخص مسؤولياته/ها في تقديم خدمة فعّالة ومخصصة ولطيفة وفي الوقت المحدد، وممارسة تقنيات البيع الإضافي. - العمل بروح الفريق وكفالة مغادرة كل ضيف للمنشأة وهو راضٍ تمامًا ويرغب في العودة إليها مرة أخرى. - الترحيب بالضيوف - التأكيد على تحيّة جميع الضيوف عند وصولهم ومغادرتهم الفندق. - تسجيل وتنفيذ إجراءات تسجيل الوصول لجميع الوافدين. - التعامل بكفاءة واحترافية مع إجراءات تسجيل المغادرة للضيوف. - تحديث معلومات الضيف في الحاسوب بعد إتمام تسجيل الوصول بالكامل. - المسؤولية عن مهام الصندوق، ومعاملات الصرف الأجنبي، ومراجعة الحسابات الليلية، وتسوية الحسابات عند مغادرة الضيوف. - التعامل مع حجوزات الزوّار القادمين مباشرةً إلى المنضدة في جميع الأوقات، وتنفيذ حجوزات الهاتف عندما يكون قسم حجوزات الغرف مغلقًا. - تقديم خدمة ودية ولطيفة للضيوف والاستجابة الفورية لجميع طلباتهم واستفساراتهم في جميع الأوقات. - حل شكاوى/طلبات الضيوف والتنسيق مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية. - التعامل مع إصدار بطاقات المفاتيح الخاصة بغرف الضيوف وكفالة التحكم الفعّال بها لأغراض أمن الضيوف. - التحقق من الرسائل والبريد والطرود المُوجَّهة للضيوف وتوصيلها إليهم. - المساعدة في منضدة المعلومات، وقسم الصرف الأجنبي، والمراجعة المحاسبية الليلية، ومركز الأعمال عند التكليف بذلك. - امتلاك معرفة برموز أسعار الفندق والباقات والتقسيمات والتخفيضات وكيفية التعامل مع كل منها. - التعامل مع صناديق الأمان وفقًا للسياسات والإجراءات المعمول بها. - الإبلاغ عن أي حوادث غير عادية أو عند الطلب من الإدارة. - الاطلاع على سياسات الوقاية من الحوادث في الفندق. - كفالة نظافة وترتيب منطقة الجبهة الأمامية. - التأكيد على تحيّة جميع الضيوف عند وصولهم ومغادرتهم الفندق. - مراجعة دفتر السجلات والتحقق من البنود المعلقة والمتابعة اللازمة لها. وتحديد ما إذا كانت هناك أي مهام خاصة مطلوبة يوميًا. - التحقق من وضع الفندق، ومعدل الإشغال، والفعاليات، والمجموعات، والشخصيات المهمة (VIPs). - في نهاية النوبة أو اليوم، يجب عليه/ا توصيل جميع المعلومات التي يحتاج فريق النوبة التالية معرفتها لضمان سير العمليات بشكل سليم. - التحضير للوافدين اليوميين من حيث تخصيص الغرف، والمرافق، والطلبات الخاصة للضيوف. - الحفاظ على الاتصال المستمر مع ضيوف الفندق لضمان التعامل بكفاءة ولطف مع أي مشكلة أو شكوى. - مراجعة وتحديث دفتر السجلات - فحص المعدات - أن يكون ذكيًّا، ومظهره أنيق في جميع الأوقات، ويحافظ على مزاج ودود ومرح. - الإشراف على العمليات اليومية - الإبلاغ المنتظم عن الأحداث إلى مساعد مدير الجبهة الأمامية/مدير الجبهة الأمامية - إجراءات مكافحة الحرائق - إجراءات الإسعافات الأولية - التعامل مع شكاوى الضيوف والإبلاغ عنها إلى الإدارة المتطلبات: المؤهلات - خبرة عملية مثبتة في وظيفة أمين استقبال أو ممثل الجبهة الأمامية أو دور مماثل - مظهر وسلوك احترافي - مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي - القدرة على إيجاد الحلول الذكية والعمل بمبادرة عند ظهور المشكلات - مهارات تنظيمية ممتازة - القدرة على أداء مهام متعددة وإدارة الوقت بكفاءة، مع القدرة على تحديد أولويات المهام