سفير السحابة - الاستقبال

وصف

هدف الدور: يُمثِّل دور موظف الاستقبال وعلاقات الضيوف الواجهة الأمامية لشركة كلاود سبيس ولشركات عملائها. ويتمحور هذا الدور حول تقديم خدمات متطوِّرة على أحدث طراز، وإدارة التفاعلات مع العملاء، والاضطلاع بواجبات الاستقبال، ودعم عمليات العملاء باحترافية وإيجابية وكفاءة. المهام الرئيسية: التفاعل مع العملاء والضيوف: • الترحيب بجميع العملاء والزوار وفق معايير شركة كلاود سبيس. • ضمان استقبال جميع من يدخلون منطقة الاستقبال باحترافٍ وبابتسامة. • تقديم خدمة عملاء ممتازة، مع تقديم المساعدة للعملاء بشكل استباقي. • توعية العملاء بوظائف نظام كلاود والخدمات التجارية الأخرى. • تزويد العملاء والضيوف بمعلومات محلية أو سياحية (مثل المطاعم والفنادق والفعاليات). واجبات الاستقبال والإدارية: • إدارة المكالمات الواردة باحتراف (مع الرد على جميع المكالمات خلال أربع رنات كحد أقصى). • تحويل مكالمات المبيعات فورًا إلى المدير (خلال ٣٠ ثانية). • تسجيل جميع العملاء الذين يزورون المكتب دون حجز مسبق، وضمان توفر مواد التسويق الكافية. • مراقبة قاعات الاجتماعات والمجالس ومعدات المؤتمرات المرئية وحجوزات المكاتب. • إدارة البريد والطرود الواردة والصادرة مع التوثيق المناسب وإرسال الإشعارات اللازمة. • الحفاظ على نظافة وترتيب منطقتي الاستقبال والسكرتارية وتقديمهما بشكل لائق. • التنسيق مع الأطراف الخارجية لصيانة أنظمة التكييف والإضاءة والتنظيف. • تنظيم حجوزات السفر والإقامة والأنشطة الترفيهية للعملاء. استيعاب العملاء الجدد: • تخصيص أرقام هواتف وإعداد أنظمة الاتصال للعملاء الجدد. • تسجيل رسائل الترحيب والرسائل الصوتية، والتأكد من تشغيل جميع الأنظمة قبل وصول العميل. • تعلُّم وفهم طبيعة أعمال كل عميل لتوفير دعم استقبال مُخصَّص. إدارة أنظمة تكنولوجيا المعلومات والمعدات: • تشغيل وإدارة الهواتف البروتوكولية (IP Phones)، وأنظمة المؤتمرات المرئية، والشاشات التفاعلية، وأجهزة النسخ والطابعات وغيرها من معدات المكتب. • تحديث شاشات الاستقبال وإعدادات الاتصال عند الحاجة. • استخدام الأنظمة الداخلية: إيسينسيز / أوبيريت، البوابة الإلكترونية/التطبيق الخاص بكلاود سبيس، هواتف سيسكو البروتوكولية (Cisco IP Phones)، إيماجيكل. الفريق والتقارير: • التواصل المنتظم مع المدير بشأن حجم العمل والإنجازات وتحديثات العملاء. • المشاركة في اجتماعات الفريق وفعاليات بناء العلاقات والتدريب الداخلي. • دعم زملاء الفريق والإسهام الإيجابي في بيئة العمل. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI): • تحقيق الكفاءة في جميع الأنظمة والأدوات والمعدات خلال ٣ أشهر. • تحقيق الحد الأدنى لمتطلبات مهارات السكرتارية للمبتدئين وقدرتها على توليد إيرادات من الخدمات المقدمة. • إضافة قيمة لشركة كلاود سبيس وعملائها من خلال تقديم خدمة ودعم استثنائيين. المتطلبات: • يُفضَّل أن يكون لدى المتقدِّم خبرة سابقة في مجال الاستقبال أو علاقات الضيوف أو خدمة العملاء. • خبرة في الإدارة المكتبية والأدوار التي تتطلب التعامل المباشر مع العملاء. • إلمام بأنظمة تكنولوجيا المعلومات ونظم الاتصال (مثل الهواتف البروتوكولية، والمؤتمرات المرئية، وأنظمة الحجز). المهارات والسمات: • الموقف: إيجابي، واثق، متحمس، ودود، صادق، وسهل الانقياد. • التواصل: - وضوح في التعبير، ولباقة، واحترافية. - إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً؛ وتُعتبر اللغة العربية ميزةً إضافية. - القدرة على المتابعة وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم. • تركيز خدمة العملاء: - استباقي، ومرتكز على الحلول، وموجَّه نحو العميل. - قادر على بناء علاقة جيدة مع العملاء مع الحفاظ على الحدود المهنية. • أخلاقيات العمل والاحترافية: - التزام بالمواعيد، والموثوقية، وعدم الاقتصار على مجرد الالتزام بالساعات الرسمية. - القدرة على الأداء الجيد تحت الضغط والحفاظ على الهدوء في البيئات الديناميكية. • الانتباه للتفاصيل: - درجة عالية من الوعي والقدرة على توقع احتياجات العملاء. - الحفاظ على السجلات المنظمة والدقة في تنفيذ المهام. • المرونة والانسجام مع الثقافة التنظيمية: - القابلية للتكيف مع احتياجات العملاء المختلفة والمهمات اليومية المتغيرة. - طاقة عالية، وروح تعاونية، والتزام بإضافة قيمة للفريق. • الكفاءة التقنية: - الراحة في التعامل مع معدات تكنولوجيا المعلومات المكتبية وأنظمة الاتصال وأدوات البرمجيات. السمات الشخصية: • المظهر المهني والعناية الشخصية بما يتماشى مع معايير العلامة التجارية لكلاود سبيس. • النزاهة القوية واحترام مبدأ السرية. • الاستعداد للتعلُّم وطرح الأسئلة والإسهام في نجاح الفريق. • الموقف الإيجابي المصحوب بابتسامة صادقة وشغف حقيقي بمساعدة العملاء.