مساعد مكتب

وصف

يلعب مساعد المكتب دورًا محوريًّا في الحفاظ على معايير التشغيل من فئة خمس نجوم لشركة كلاود سبايس وعملائها. ويقتضي هذا الدور وجود محترفٍ استباقيٍّ دقيقٍ في التفاصيل، يضمن سلاسة العمليات اليومية، ويقدّم خدمة عملاء استثنائية، ويساهم إسهامًا إيجابيًّا في ثقافة الفريق. المسؤوليات الرئيسية العمليات اليومية • فتح قاعات الاجتماعات والغرف الخاصة والstudios بحلول الساعة ٨:١٥ صباحًا. • مراقبة وإدارة حجوزات الغرف عبر نظام إسينسيز أوبيريت (Essensys Operate)؛ وإعداد الغرف بالتجهيزات والمشروبات المطلوبة. • التأكّد من توافر الإمدادات الكاملة في محطات القهوة وتقديمها بشكلٍ لا تشوبه شائبة. • صيانة مخزون آلات التصوير وتنسيق طلبات المستلزمات المكتبية عند الحاجة. • ختم البريد الوارد زمنيًّا وتوزيعه فورًا؛ وترتيب البريد الصادر والخدمات البريدية السريعة. • القيام بجولات يومية في الطابق مع المدير لتحديد احتياجات الصيانة ومعالجتها. • إزالة الأكواب/الأكواب الزجاجية المستخدمة من مكاتب العملاء يوميًّا، ومساعدة العملاء في إعداد مكاتبهم. دعم العملاء • تقديم خدمة عملاء ممتازة، والتنبؤ باحتياجات العملاء والاستجابة لها. • التعامل مع طلبات العملاء باحترافية، وإخطار فريق السكرتارية عند الضرورة. • الحفاظ على سرية المعلومات وبناء علاقة ودّية ومهنية مع العملاء. • المساعدة في تنظيم فعاليات شركة كلاود سبايس وفعاليات العملاء. دعم الاستقبال (حسب الحاجة) • الرد على المكالمات الهاتفية فورًا وتوجيهها بشكل مناسب. • الترحيب بالزوار بحرارة وإدارة مظهر منطقة الاستقبال. • تنظيم بطاقات الأمن ومفاتيح المكتب ومتابعة الزوار. • تسجيل جميع الفرص المحتملة (leads) والتأكد من التعامل بكفاءة مع استفسارات العملاء. المعرفة التقنية والمعدات • تشغيل الأنظمة بما في ذلك إسينسيز / أوبيريت (Essensys / OPERATE)، ومنفذ كلاود سبايس الإلكتروني/التطبيق، وهواتف سيسكو الآلية (Cisco IP Phones) ونظام إدارة المكالمات (Call Manager)، وبرنامج إيماجيكل (IMAGICLE). • إدارة آلات التصوير وأدوات مؤتمرات الفيديو والمعدات السمعية والبصرية وفقًا لإرشادات كلاود سبايس. الإسهام في الفريق • التنسيق مع فرق الصيانة والتنظيف للحفاظ على معايير الطابق. • إبلاغ المدير فورًا بأي نزاعات أو مهام غير منجزة. • الحفاظ على مظهر احترافي وطاقة إيجابية في جميع الأوقات. مسار النمو • فرص نمو قائمة على الأداء تتماشى مع نقاط القوة والمساهمات الفردية. المتطلبات: • الموقف: إيجابي، متحمس، واثق، صادق، جاد، سهل الانقياد، وبابتسامة رائعة. • مهارات التواصل: متحدثٌ واضح وفصيح؛ مهذّب؛ وجادٌّ في متابعة التواصل. • توجُّه خدمة العملاء: استباقي في مساعدة العملاء، مستمعٌ جيد، ومهتمٌّ حقًّا بالمساعدة. • القدرة على حل المشكلات: مفكر منطقي يقدم حلولًا عملية. • الانتباه للتفاصيل: دقيقٌ جدًّا في الحفاظ على معايير خمس نجوم. • المرونة: قادر على التكيّف مع احتياجات العملاء المتغيرة والمهام اليومية الديناميكية. • الانسجام الثقافي: يجلب طاقة إيجابية، ويضيف قيمة، ويساهم في بيئة فريق داعمة. المهارات التقنية • الإلمام بنظام إسينسيز أوبيريت (Essensys Operate)، وهواتف سيسكو الآلية (Cisco IP Phones)، والمعدات المكتبية العامة. • القدرة على التعلّم السريع واستخدام الأنظمة والكتيبات الخاصة بالشركة. أخلاقيات العمل • احترافي، صادق، متحفظ، وموثوق. • يتحمّل مسؤولية المهام ويوقّع على أعماله بإتقان. • يحترم السرية ويحافظ على الحدود المهنية. المظهر الشخصي • مظهر مرتب، وملابس احترافية مناسبة لبيئة عمل راقية. • سلوك ودود وسهل الانقياد؛ وعضو فريق يدعم زملاءه.