مساعد تنفيذي ومدير مكتب

وصف

الملخّص: نبحث عن مساعد تنفيذي ومدير مكتب استباقي ومنظم لدعم المدير التنفيذي للعمليات وإدارة العمليات الإدارية لشركة تشهد توسعًا سريعًا في دبي. أبرز النقاط: 1. دعم المدير التنفيذي للعمليات في بيئة ذات تأثير عالٍ وتحويلي 2. إنشاء وإدارة مكتب جديد في منطقة نامية 3. العمل بشكل مستقل مع امتلاك كامل للمسؤولية في بيئة شركة ناشئة تنتقل إلى مرحلة التوسع هل ترغب في أن تحب ما تقوم به في عملك؟ هل ترغب في إحداث فرقٍ حقيقي، وترك أثرٍ ملموس، وتحويل حياة الناس؟ هل ترغب في العمل مع فريق يؤمن باختراق المألوف والرتابة والمتوسط؟ إذا كانت إجابتك نعم، فإن هذه الوظيفة هي ما تبحث عنه. إن منصة webook.com هي المنصة الرائدة رقم واحد في المملكة العربية السعودية لتذكّر الفعاليات وحجز التجارب من حيث التكنولوجيا والميزات والمرونة والإيرادات، حيث تخدم بعض أكبر الفعاليات الضخمة في المملكة وتخطّت مبيعاتها حاجز ملياري ريال. وتشكل منصة webook.com جزءًا من مجموعة سوبرتيك (Supertech Group)، والتي تضم أيضًا وكالة UXBERT Labs، إحدى أفضل وكالات التصميم الرقمي وتصميم تجربة المستخدم في دول مجلس التعاون الخليجي، وكذلك منصة كافو للألعاب (Kafu Games)، وهي أكبر منصة لبطولات الرياضات الإلكترونية في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. نظرة عامة على الدور: نبحث عن مساعد تنفيذي ومدير مكتب استباقي ومنظم للغاية وقادر على التصرف الذاتي لدعم مديرنا التنفيذي للعمليات وإدارة العمليات الإدارية لمكتبنا الجديد في دبي. وتُعد هذه الوظيفة المزدوجة حاسمةً لضمان الكفاءة التشغيلية، ودعم الأولويات التنفيذية، وإرساء بيئة مكتبية فعّالة واحترافية بينما نوسع عملياتنا في المنطقة. المهام الرئيسية: الدعم التنفيذي (للمدير التنفيذي للعمليات): تقديم دعم إداري رفيع المستوى للمدير التنفيذي للعمليات، بما في ذلك إدارة التقويم، وتنسيق الاجتماعات، وترتيبات السفر، وتتبع المصروفات. التصرف كحاجز ونقطة اتصال للمستفيدين الداخليين والخارجيين نيابةً عن المدير التنفيذي للعمليات. إعداد التقارير والعروض التقديمية ووثائق الإحاطة وملاحظات الاجتماعات. تتبع بنود الإجراءات الرئيسية وضمان المتابعة والتنفيذ في الوقت المناسب عبر الإدارات المختلفة. المساعدة في احتياجات إدارة المشاريع الخاصة بالمدير التنفيذي للعمليات، بما في ذلك تتبع المعالم الزمنية للمبادرات الاستراتيجية وعمليات الاستحواذ. إدارة المكتب (مكتب دبي): تولي جميع الجوانب الإدارية لمكتب دبي، بما في ذلك لوازم المكتب وإدارة المرافق وعلاقات الموردين وتنسيق شؤون تكنولوجيا المعلومات. دعم إنشاء وإدارة الأنظمة والإجراءات والأدوات المكتبية بما يتماشى مع متطلبات الامتثال الإقليمي والمعايير العالمية. التنسيق مع إدارة المبنى والمرافق ومقدّمي الخدمات لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. إدارة إجراءات استقدام الموظفين الجدد في مكتب دبي (مثل تجهيز أماكن العمل والوصول إليها والمعدات وغيرها). الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة وجذّابة تتماشى مع هوية الشركة وثقافتها. المتطلبات خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور مساعد تنفيذي أو مدير مكتب أو دور إداري مشابه، ويفضّل أن تكون في بيئة سريعة النمو أو دولية. خبرة في دعم المسؤولين التنفيذيين من المستوى C وإدارة الإدارة المكتبية. مهارات تنظيمية قوية، مع القدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد وتحديد الأولويات في بيئة سريعة الخطى. الحرص والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة. مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية باللغة الإنجليزية؛ واللغة العربية تُعتبر ميزة إضافية. إتقان استخدام حزمة Google Workspace وحزمة Microsoft Office؛ وخبرة في أدوات إدارة المشاريع تُعتبر ميزة إضافية. الصفات الشخصية: استباقي ومرن في إيجاد الحلول، وبعقلية ترى أن «لا مهمة صغيرة جدًا». الراحة في العمل المستقل وأخذ المبادرة في بيئة شركة ناشئة تنتقل إلى مرحلة التوسع. اهتمامٌ عالٍ بالتفاصيل وروحٌ قوية من امتلاك المسؤولية. مهارات تواصل شخصية قوية وعقلية تعاونية. القدرة على التكيّف والتعامل مع الغموض خلال فترات النمو والتغيير.