وكيل مكتب الاستقبال

وصف

وصف الوظيفة تنفيذ المهام اليومية المتعلقة بوصول ومغادرة الضيوف بطريقة تتماشى مع وعْد خدمة فيرمونت ومتطلبات الضيوف. الالتزام بجميع نقاط قائمة مهام العمل وتنفيذها. إجراء عملية التسجيل من خلال جمع البيانات من الضيف والالتزام بالإجراءات المحددة. مراجعة جميع سير المجموعات الذاتية، وتقارير الشخصيات المهمة (VIP)، والتقارير التجارية اليومية. الحفاظ على معايير عالية في المظهر الشخصي والعناية الشخصية، بما في ذلك ارتداء الزي الرسمي المناسب وشارة الاسم أثناء العمل. الامتثال في جميع الأوقات لمعايير ولوائح شركة أكور لتشجيع عمليات تشغيل الفندق بأمان وكفاءة، والتي تشمل — دون حصر — سياسات المكتب الأمامي وسياسات المحاسبة. التعامل مع النقدية ومعالجة الاعتمادات حسب الحاجة، بما في ذلك استبدال بطاقات الهدايا. دعم موظف الاستعلامات أو مشغل الهاتف عند الحاجة. حل شكاوى الضيوف أو متابعتها مع المدير حسب الاقتضاء. مراجعة قائمة الغرف المتاحة والعمل مع قسم housekeeping لتسريع عملية التحويل بين النزلاء. التواصل مع الضيوف لإبلاغهم بأن الغرفة جاهزة، وتنسيق تسليم الأمتعة مع قسم خدمات الضيوف إذا كانت الأمتعة مُخزَّنة. التعامل مع تحديثات حالات المغادرة المقررة وحالات التناقض بالتنسيق مع قسم housekeeping. تسجيل الرسوم المُطبَّقة لطلبات المغادرة المتأخرة. إعداد تقرير "فحص الدلو" اليومي مقابل ملف الضيف للتأكد من أن الرسوم مسجلة بدقة، وأن إيصالات الدعم محفوظة بشكل صحيح ومُرفَقة. التأكد من توازن تقرير النقدية وإغلاقه في نهاية الوردية، مع إيداع ظرف التحويل في خزينة النقود. ضمان السيطرة الصارمة على مفاتيح الغرف. وإنفاذ إجراءات التعامل مع المفاتيح لضمان أقصى درجات الأمان. التأكد من التعامل السليم وتوثيق القيم الشخصية للضيوف المحفوظة في صندوق الأمانات الخاص بالفندق. تعزيز ودعم جميع برامج الولاء. تعزيز برنامج البيع الإضافي في المكتب الأمامي. التعرف على خدمات الفندق والعروض الترويجية والترويج لها. استخدام نظام Royal Service Manager كوسيلة رئيسية للتواصل داخل القسم عند الحاجة. تلقي رسائل الضيوف وتسليمها بدقة وفي الوقت المناسب. الرد على الاستفسارات بإيجابية. الالتزام بسياسات وإجراءات القسم ومعايير الخدمة، بما في ذلك جميع سياسات السلامة. مهام أخرى يتم تعيينها حسب الحاجة. المؤهلات الشغف بتقديم خدمة ممتازة للضيوف. مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي، والمهارات interpersonal والقيادية. تنظيم عالٍ، وتركيز على النتائج، مع القدرة على المرونة والعمل بكفاءة تحت الضغط. شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الضيافة يُعد ميزة إضافية. إتقان اللغة الإنجليزية ولغة إضافية واحدة على الأقل. خبرة سابقة في مجال الفنادق لمدة سنة واحدة على الأقل تُعتبر ميزة إضافية. القدرة على التعامل مع عدد كبير من المهام وطلبات الضيوف. المعرفة بأنظمة إدارة الممتلكات مثل Opera تُعد ميزة إضافية. القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام. الخبرة في التعامل مع برامج ولاء الفنادق تُعد ميزة إضافية. الكفاءة في استخدام الحاسوب في بيئة ويندوز (Word، Excel، PowerPoint).