مدير المكتب الأمامي

وصف

وصف الوظيفة المسؤوليات الأساسية يُحقِّق أقصى امتلاء ممكن للغرف ومتوسط سعر أعلى في جميع الأوقات. يتنسَّق عن كثب مع مدير المبيعات بشأن توافر الغرف. يحافظ على علاقة جيدة مع وكلاء السفر وشركات السياحة. يتنسَّق مع أقسام الهندسة والتنظيف الداخلي لضمان توافر أكبر عدد ممكن من الغرف للبيع في وقت معين. يجيب عن الاستفسارات المتعلقة بسياسات الفندق وخدماته. يتولى شكاوى الضيوف باحترافية. يُرتِّب الخدمات الخاصة حسب الطلب. يضمن الحفاظ على معايير خدمة عالية في جميع الأوقات. يحافظ على علاقات جيدة مع الضيوف والموظفين. يستعرض قوائم الوصول ويُعدّ مسبقًا ترتيبات ضيوف الشخصيات المهمة (VIP) بالتنسيق مع المدير العام والمدير التنفيذي المساعد (EAM). يتخذ قرارات بشأن الحجز الزائد بناءً على سياسات الفندق ومعاييره، بعد التشاور مع المدير التنفيذي المساعد (EAM). يشارك في عمليات التنبؤ السنوي وإعداد الميزانية مع الإدارة العليا. يراقب الفنادق المنافسة ويحللها. يُحضِّر التقارير عند الطلب. يدعم ويحدد برامج التدريب ويُعد خطة تدريب سنوية. ويعمل مع مدير التدريب لتنفيذ خطة تدريب نشطة ومستمرة. يعمل مع قسم الحجوزات لمساعدة التحكم في التواريخ المفتوحة والمغلقة، وتوافر الغرف والأجنحة، وأنماط وصول الضيوف. يحلل نتائج الإيرادات والمصروفات شهريًا. يساعد في توظيف واختيار الموظفين. يقدِّم تقارير إلى الإدارة العليا بشأن الأحداث غير العادية (مثل الإيرادات، ونسبة الامتلاء، وشكاوى الضيوف). يضمن تحديث سجل مدير اليومي يوميًا. يستعرض قوائم ضيوف الشخصيات المهمة (VIP) وقوائم الوصول. يراقب سياسات الائتمان ويُجري مراجعة تقرير الائتمان اليومي الخاص بغرف الضيوف عند الحاجة. يعقد اجتماعات شهرية مع الموظفين مع تسجيل المحاضر وإرسالها إلى الجهات المعنية. يطوِّر برامج تقدير الموظفين في مجالات التشغيل التابعة له/لها. يتمسك بسياسات الشركة ومعاييرها. يضمن تقديم خدمة سكرتارية عالية الجودة في مركز الأعمال. يكون على دراية تامة بإجراءات الطوارئ الخاصة بالفندق. يؤدي مهام أخرى يُسندها إليه المشرف. يتواصل مع العملاء والضيوف وضيوف الشخصيات المهمة (VIP) في الردهة. ويتأكد من رضا الضيوف عن خدمات الفندق ويقدِّم حلولًا فورية أو مساعدات عند الحاجة. المهام الإدارية يُقرّ ويفحص جدول العمل اليومي. يُعقِد إحاطة يومية وتقييمًا نهائيًا مع رؤساء الأقسام المعنية. يقترح جدول وردات عمل فعّال لضمان كفاية القوى العاملة وفقًا لحجم النشاط التجاري. يُنشئ اتصالًا ثنائي الاتجاه مع الأقسام ذات الصلة. يتواصل بفعالية مع الضيوف والمرؤوسين والمشرف المباشر ورؤساء الأقسام الأخرى. يدير وقته بكفاءة من خلال الالتزام بالمواعيد النهائية في الوقت المحدَّد. يُطبِّق الإجراءات الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين وطلبات العمل الإضافي والإجراءات التأديبية وشهادات التقدير. يُكمل ميزانية الأرباح والنفقات الرأسمالية بكفاءة وفي الوقت المطلوب. يحدِّد المشكلات ويحلّها بطريقة احترافية. المهام التقنية يعرف ويتفهَّم وصف الوظائف لكافة المناصب في إدارته/إدارتها، كما يكون على علم بوظائف المناصب الأخرى. يعرف ويتفهَّم السياسات المتعلقة بإدارته/إدارتها وكذلك السياسات الخاصة بالإدارات الأخرى. يتعرَّف على منتجات عالية الجودة وطرق عرضها الممتازة. يفحص ويساعد في تحسين جميع معايير الخدمة التي وضعتها الشركة. يشرف على أنشطة الموظفين لتحقيق أقصى إيراد وأدنى تكلفة ممكنة. يقدِّم المساعدة للموظفين عند الحاجة أثناء فترات الذروة. يحافظ على معايير المظهر الشخصي لجميع الموظفين. يوفِّر الطاقة والمياه في جميع الأوقات دون التأثير على راحة الضيوف وكفاءة التنظيف. يدير النفايات من خلال تقليلها وإعادة تدويرها، ويغيّر سلوك الموظفين ليستخدموا جميع الموارد بعناية. المهام التجارية يتواصل بفعالية مع الضيوف والعملاء وشركاء الأعمال والموظفين. يكون شخصًا ماهرًا في البيع للترويج لصورة الفندق وأعماله. يشارك في مشاريع أو أنشطة مجتمعية لتعزيز صورة الفندق وتعاونه بهدف تحسين العلاقات المجتمعية. المهام المتعلقة بالموارد البشرية يقدِّم التوجيه والاستشارة لجميع الموظفين عند الاقتضاء. يقيّم أداء الموظفين في مسؤولياتهم بشكل موضوعي. يقدِّم التدريب لجميع موظفي إدارته/إدارتها بانتظام. يحفِّز الموظفين على التطور داخل الشركة. يطوِّر نفسه باستمرار ليصبح مديرًا أفضل في كل الأوقات. العلاقات يقدِّم تقريره لمدير قسم الغرف ويعمل بشكل وثيق مع رؤساء الأقسام الأخرى لضمان تحقيق أقصى رضا ممكن للضيوف. يوجِّه ويشرف على أنشطة الأقسام المرتبطة. يتنسَّق مع المدراء الآخرين لضمان سلاسة العمليات وجميع أنشطة الفندق. يتواصل مع العملاء والضيوف والمسؤولين الحكوميين والموردين وغيرهم من الأشخاص المهمين في المجتمع للترويج للفندق. يكون قادرًا على التواصل مع الضيوف بفعالية وكفاءة. أخرى التعلُّم المستمر من خلال خطته التنموية الشخصية (IDP). أي مهام أخرى قد يُسندها إليه المدير الأعلى. المساءلة يمثل علامة دوسيت التجارية وقيَمها في جميع الأوقات. وسوف نبني علاقات قائمة على الثقة أولًا، ونقدِّم تجربة استثنائية للضيوف ونروّج لأناقة التايلاندية. متطلبات الوظيفة درجة جامعية بكالوريوس كحد أدنى في إدارة الفنادق أو تخصص ذي صلة. خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال المكتب الأمامي في منصب مماثل، ويفضَّل أن تكون في بيئة فندقية من فئة الخمس نجوم. معرفة واسعة بعمليات المكتب الأمامي. مهارات ممتازة في التواصل باللغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً. تحلّي بمظهر احترافي ومهارات تواصل شخصي ممتازة.